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“大智移云”技术条件下的财务共享服务理论与提升对策研究

 

 

刘涛(总会计师) (河北省天然气有限责任公司 河北石家庄 050000

 

 

【摘要】  2005年以来,我国一批大型企业相继建立了财务共享服务中心,然而财务共享服务理论的研究相对滞后。移动互联网、云计算、人工智能以及大数据技术的快速发展和广泛应用一方面提高了会计核算的速度、质量,但另一方面也给财务共享服务的深化和应用带来了挑战。为此,文章研究了“大智移云”条件下的财务共享服务的内涵、特征、目标、分类及内容,并在分析我国企业财务共享服务现状的基础上,提出提升企业财务共享服务水平的对策建议。

【关键词】   大智移云;财务共享服务;财务云

【中图分类号】  F234  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812201920-0004-04

 

 

 

一、引言

2005年,中兴通讯率先在深圳实施了财务共享服务,此后,海尔、中国平安、中国太保、中国电信等一批大型企业相继成立财务共享服务中心。财政部发布的《企业会计信息化工作规范》《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》等文件也要求,“分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中,逐步建立财务共享服务中心”“加快会计职能从重核算到重管理决策的拓展”。但事实上,我国的财务共享服务理论研究却没有跟得上实践的迅速发展。

2013年,中国互联网大会提出了“大智移云”这一全新概念,融合进大数据技术、人工智能技术、移动互联网技术以及云计算技术这四种技术,“大智移云”已成为代表现代信息技术的有机整体。“大智移云”概念的提出不仅体现了这四种信息技术之间联系的紧密性,更预示着“大智移云”信息时代的来临。在“大智移云”技术条件下,企业集团的会计业务获得了前所未有的技术优势,在融合了云计算、移动互联网、人工智能以及大数据技术后,会计核算趋于自动化、智能化和集中化,变得更加便捷、方便,企业集团可以及时处理大量复杂的会计业务,另一方面为财务共享服务的应用提供了条件,如“大智移云”等IT技术的快速发展对核算型的会计人员的需求大幅减少,原有的财务业务流程需要重新整合与规划。因此,本文致力于研究“大智移云”技术条件下的企业集团财务共享服务理论,基于理论的研究,分析实践中我国企业财务共享服务的现状以及存在的问题,并从解决问题的视角切入,为企业建立和完善财务共享服务提出具有现实价值的对策建议。

 

二、“大智移云”技术条件下的财务共享服务基本理论

(一)财务共享服务的内涵及特征

对于财务共享服务的概念,国内外目前还没有形成统一的意见。Gosgel2010)认为,财务共享服务存在的主要目标是将兼具重复和常规性特点的工作交由公司内部的某一指定机构,通过标准化、流程化的自助服务来处置。国际财务共享服务管理协会(IFSS)则认为,财务共享服务是一种将信息技术融入财务业务处理流程的分布式管理模式,它基于为内外部客户提供专业化生产服务的视角,致力于优化组织结构、规范流程、提升流程效率,实现运营成本的降低,进而实现终极目标为企业创造价值。

依据较权威的国际财务共享服务管理协会的财务共享服务定义,本文认为,“大智移云”技术条件下的财务共享服务是一种新的财务管理方式,其实质是一种运用大数据、人工智能、移动互联网以及云计算等信息技术,提高大型企业集团管控能力和业务处理效率,降低企业运营成本,提升客户满意度的分布式财务管理模式。该分布式财务管理模式具有以下特点:(1)技术性。财务共享服务的实施需要以“大智移云”等信息条件为支撑,尤其依赖于企业ERP系统、文件管理系统以及信息网络的完善。(2)服务性。“大智移云”技术条件下的财务共享服务需要基于市场化视角,按照服务水平协议(SLA)为客户提供满意服务。(3)融合性。在“大智移云”技术条件下,财务共享服务将与其他共享服务如人力资源共享服务、客户共享服务等日趋融合,其服务内容将向计划分析、全面预算、投融资管理等高价值领域转变,而这些高价值领域需要与管理会计和业务进行融合。(4)效益性。企业集团实施财务共享服务的主要目的是通过规范企业财务业务流程,使得财务管理成本得以降低,使得财务管控得到加强,最终实现企业效益的提升。

(二)财务共享服务的目标

1.强化集团管控,降低运营成本。企业规模的扩大和全球化进程的加速使得集团的管理费用大幅增加,协调难度不断增大,沟通效果变得越来越差,于是,产生了财务共享服务。借助于“大智移云”技术条件,财务共享服务能将分散在各业务单位的重复性高、易于标准化的财务业务进行流程再造与标准化,并采用集中统一处理方式,因而有利于企业集团提高管控能力,降低运营成本。

2.提高业务处理效率和报告质量。在信息时代,企业的竞争优势更多地体现在决策的及时性和有效性方面,“大智移云”技术条件下的财务共享服务能够为企业决策提供支持。智能技术、移动互联技术的应用可以使财务共享服务中心大幅提升业务处理效率,避免人工处理业务时出现的失误,提高企业内外部报告及传递质量,从而有利于企业集团及时做出正确的决策。大数据、云计算技术的使用则使财务共享服务中心可以获取企业业绩、成本管理、公司运营等多方面的数据,由原来的结算中心、费用中心以及报账中心变成企业的数据中心,进而为企业集团的科学决策提供数据支撑。

3.提升企业的整合能力,促进企业实现发展战略。“大智移云” 技术条件下的财务共享服务通过规范、标准的业务流程和业务数据的共享,一方面加强了企业集团的业务整合能力,降低了集团的财务风险,另一方面使得公司集团的管理层可以将工作重心集中在公司的核心业务和企业发展战略上。例如公司在实施收购或兼并时,因为财务共享中心的存在,财务交接和整合变得更有效率。

(三)财务共享服务的分类

财务共享服务分类建立在财务共享服务理论框架的基础上,从不同的维度可以得到如下分类:

1.按照业务实施主体分。在“大智移云”技术条件下,企业集团的财务共享服务按照业务的实施主体可以分为内包、分包、整体外包和众包四种类型。内包是指财务共享服务由集团建立的财务共享服务中心提供。从ACCA、德勤等公司的调查报告看,我国一半以上的大型企业都采用了此模式实施财务共享服务。但是,随着财务共享服务中心的岗位任务越来越清晰,以及岗位虚拟化的快速发展,财务共享服务将会逐渐部分外包、整体外包或众包给其他组织和个人。其中众包将是“大智移云” 技术条件下的财务共享服务的发展趋势,它是指在对财务共享服务中心的任务分解后,把内部员工或外部承包商所做的工作外包给一个大型的、没有清晰界限的社会群体来完成。这种模式的建立意味着财务共享服务中心的组织边界具有较大模糊性、动态性,特别需要财务共享服务中心强化安全、质量管理和风险控制。

2.按照财务共享服务模式分。目前,业界对于财务共享服务模式包含的内容争议不大,一般认为,随着大数据、人工智能、移动互联网以及云计算等信息技术的深入运用,财务共享服务模式将由三部分组成,即战略财务、共享财务和业务财务。但对财务共享服务的模式结构还存在较大争议,一种观点认为,三者呈金字塔形结构,战略财务处于该结构的顶端,共享财务处于中间,主要承担会计业务处理、财务信息管理、总账财务报表等职能,业务财务处于底层,是最基础的应用,具体见图1。也有观点认为,三者呈三角形结构,战略财务处在三角形财务共享服务结构的顶角,业务财务、共享财务处于底角,为战略财务的实施提供支持,具体见图2。(图略)

3.按照财务共享服务的发展阶段分。企业的财务核算与管理模式大致经历了传统核算、集中核算和共享中心核算三个阶段,其中,后两个阶段都属于财务共享服务阶段,对应后两个阶段,“大智移云”技术条件下的财务共享服务可以分为低水平和高水平的财务共享服务。两者存在以下不同:(1)导向不同。前者以行政为导向,后者以客户为导向。(2)职责不同。前者的职责是辅助行政决策和企业预算,而后者的职责是提供优质、高效的服务,并致力于运营成本的降低。(3)运作方式不同。前者主要依靠人来完成,而后者主要依靠流程和标准来实施。(4)设置的地点不同。前者建立在行政部门内部,而后者可以建立在有利于运作的任何地方。

(四)财务共享服务的内容

1.大数据技术条件下的财务共享服务。在大数据时代,财务共享服务中心可以为企业集团提供新服务与新发明所需要的资源。借助数据挖掘技术,财务共享服务中心可以得到系统、完整、全面的数据,经过处理与加工,可为企业的风险管控、业绩分析、预算管理以及公司运营等,提供决策制定所需要的数据,从而使企业有机会从中发现商机。换而言之,财务共享服务中心的职能将发生转变,不再是功能单一的结算中心、费用中心以及报账中心,而是能为企业提供决策支持,并为企业提升价值的数据中心。财务共享服务流程是实现人员、组织协同运作的关键,同时也是所有业务开展的驱动因素,按照其功效划分,财务共享服务流程可分为支持流程、核心流程以及管理流程,其中创造基本价值且构成核心业务的是财务共享服务中心核心流程。大数据技术条件下的财务共享服务中心可以借助其拥有的数据优势,客观地评估客户企业的信用风险,从而降低了此类工作的实施难度,保证了财务共享服务功能的实现。因此,大数据技术条件下的财务共享服务的主要内容是业务流程管理。

2.人工智能技术条件下的财务共享服务。人工智能技术已被广泛应用于多个行业,并且已在制造、医疗以及金融等领域形成了明晰的应用模式。随着该技术在审计、管理会计等领域应用程度的不断加深,财务共享服务中心的智能化也是大势所趋,势在必行。利用人工智能技术,可以构建业财融合的财务共享平台和基于人工智能的财务共享平台。

1)搭建基于业财融合的财务共享平台。追求价值最大化是企业经营管理的重要目的。财务管理作为企业价值管理的一种手段和方法,如果不能很好地与业务进行衔接,那么生产经营中的成本费用、市场变化等信息就不能准确、及时地传递到财务部门,企业财务管理的价值分析与控制职能也就很难发挥作用。为此,企业迫切需要建立业财融合的财务共享平台。“大智移云”技术条件下的业财融合财务共享平台是将云计算、互联网以及智能化等全新理念融入到企业的财务体系中,通过智能财务共享服务实施云端企业商城搭建的平台。通过该平台,企业可以实时与上游的供应商、下游的客户进行沟通与对接,可以实现发票的无纸化,也可以实现本公司交易数据与税务数据之间的互通互联。另外,智能财务共享服务平台还可以帮助公司实现对原材料以及办公用品等零星物资的线上采购,不仅使企业间的对账结算变得自动、透明、统一、协调,而且能够保证交易数据的真实化。

2)搭建基于人工智能的财务共享平台。对于任何一家企业而言,经营预测是一项十分重要的运营策略。凭借强大的学习能力、快速计算能力以及反应能力,财务智能机器人可以对信息进行自主收集,并根据对信息的综合分析结果做出合理的经营决策与预测。因此,财务智能机器人广泛应用于企业集团的财务管理中是一种趋势。相比于传统的企业经营预测方法,基于人工智能的财务管理因其可以全方位、多渠道,更加广泛地收集企业的相关信息,能够多角度、多层次地对企业经营所需要的数据指标进行分析与预测,因此,基于人工智能的财务共享平台会使企业管理会计水平获得实质性的提高。

3.移动互联网技术条件下的财务共享服务。

1)业务审批移动化。大型集团一般拥有较多跨地区、位置相对分散的子公司,集团内的业务审批消耗了大量的人力及时间成本。为此,集团的财务共享服务必须借助于互联网实现费用的在线审批,帮助企业管理层摆脱地域及时间的限制,同时也可实现对业务的实时管理。以采购业务涉及的审批事项为例,该审批流程主要有使用部门根据实际需求制定请购单,报请购部门经理审批;采购部经理以及企业总经理批准后进行采购;采购完成之后通过财务经理批准后支付相应的账款,这一过程消耗了审批人员的大量精力与时间。若该流程由移动费控系统APP来实施,管理层将腾出更多的精力与时间用到更具价值的业务上。

2)费用管理移动化。大型集团的规模大,员工多,各项费用的报销业务比较多,报账程序多、报账速度慢等问题普遍存在。这既伤害了各部门、员工的工作积极性,也不利于对员工进行全程、有效的监督。为此,集团的财务共享服务的费用系统与商旅系统必须与移动互联网有效结合,以实现费用管理移动化。以差旅费报销为例。企业业务人员在下载移动商旅费用报销系统APP并完成登录及相关信息设置后,就可以进行事前申请酒店与预定机票等事项,然后等待上级领导的在线审批;审批完成之后,业务人员可以通过该系统将随时拍摄的原始票据、记录账单进行上传,由财务主管完成对报账的实时处理。这种充分利用移动互联网技术帮助业务人员实现“即报即批”的费用报销系统,既提高了报账的效率,节省了报账时间,又促进了交易流程与费用记录透明程度的提升。

3)运营管理移动化。目标管理、绩效管理是科学管理的重要方法与手段,公司的运营管理同样需要充分借助于这两种方式。为此,集团的财务共享服务应当在移动端构建财务共享服务运营管理体系,使员工可以通过移动终端了解企业设立的目标,借助交流论坛实现与管理人员的实时沟通,进而了解本人需要努力的方向及改进之处;也可以使员工借助于移动互联网终端应用,随时查看绩效考核情况,完成在线申请任务调整、请假以及考勤等。在运营管理移动化的过程中,企业集团还可以利用微信平台中的订阅号、企业号及时地向企业的内外客户提供咨询,以便于客户及时获取财务共享服务。

4.云计算技术条件下的财务共享服务。随着财务共享服务中心的岗位任务越来越清晰,以及岗位虚拟化的快速发展,财务共享服务将会逐渐部分外包、整体外包或众包给其他组织和个人。由此可能会带来业财融合分离的情况,甚至会剥离已有的融合性。为此,企业集团的财务共享服务平台需要演变成企业整体信息系统的有机组成部分,需要和企业外部的环境系统进行有机的集成。即将财务共享服务中心和各分子公司的ERP系统整体迁移到云上,借助于云平台来交换公司之间的相关信息,由此形成了云计算技术条件下的财务共享服务,详见图3。(图略)

三、“大智移云”技术条件下的我国财务共享服务现状及提升对策

按照财政部《企业会计信息化工作规范》《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》提出的要求,国际“四大”之一的安永会计师事务所在2015年对我国公司财务共享服务现状进行了一次调查,调查结果显示,我国企业的财务共享服务主要在费用报销、应付账款、总账、应收账款、现金结算、财务报告、资产核算、成本会计、薪酬福利、供应商管理、税务报告、预算管理方面实现了共享,企业财务共享服务中心承担的业务主要是与费用报销、会计报告等相关的交易性业务,发挥的职能仍然是传统的财务会计职能,并没有实现由结算中心、费用中心、报账中心向企业数据中心的转变,总体来说,这种财务共享服务的层次较低。基于“大智移云”技术条件下的财务共享服务基本理论,结合上述现状和问题,本文提出三点建议。

(一)持续优化业务流程

“大智移云”技术条件下的财务共享服务是充分利用现代信息技术实现的高层次财务共享服务,该层次的财务共享服务特别强调业务流程的标准化和规范化。为此,我国企业应大力进行业务流程再造,借助于云平台,使各业务单位的业务系统与财务系统形成互助协同的关系,使财务决策与分析成为会计核算的中心。此外,还应对集团财务人员职能进行再分配,让业务素质高、财务技能强的财务人员负责子公司项目,让负责财务决策的相关人员从事总部财务工作并对子公司财务进行管理。

(二)建立数据安全机制

“大智移云”技术条件下的财务共享服务中心具有模糊化、动态化、智能化的特点,这给共享中心的内部管理特别是质量管理、风险控制带来了巨大挑战。为此,企业必须建立、健全数据安全机制。首先,应当强化网络安全意识,针对木马感染、病毒攻击以及外部网络的非法入侵提前做好防范措施。企业集团一方面可以通过外聘信息安全领域的网络专家、优秀人才来防范,另一方面也要不定期地进行网络杀毒、软件升级,使网络风险发生概率得到有效降低。其次,应严格限制云平台访问者的业务范围与权限。为区别云系统中不同用户的操作范围,还应对其进行认证与授权。最后,还应采用不同的方式对数据进行加密,使其在存储的过程中实现隔绝。在外包业务快速发展的背景下,应将对外出租的服务器与自身使用的服务器严格区分开来,同时在网络区域中划分出外部企业与企业自身的云服务,以便针对不同数据进行分开管理。

(三)尽快制定相关法律法规

首先,相关部门应在充分调查、分析和论证的基础上针对云信息安全制定一套完整的法规,使财务云服务的运行方式符合相应的法律规范。其次,强化政府干预作用。在财务云服务发展过程中,政府应对财务云服务供应商的从业资格进行严格审批,同时,还应对财务云服务供应商从业过程进行严格监督,以保障财务云服务的安全。最后,为保证信息的公允性还应基于第三方商业平台建立监督机制,以实现对财务云服务提供商资格的定期审核,及时解决实践中出现的问题。Z

 

 

 

【主要参考文献】

1      周建伟.得力公司“轻资产”模式财务共享中心建设[J.会计之友,2016,(20.

2       GospelH.SakoM.The unbundling of corporate functionsThe evolution of shared services and outsourcing in human resource managementJ.Industrial and Corporate Change2010193.

3       毕研芬.基于业财融合理念的企业财务共享服务中心的构建[J.商业会计,2019,(13.

 

 

封面人物:

 

 

刘涛,男,注册会计师,高级会计师,现任河北省天然气有限责任公司总会计师。具有30多年财务及集团财务管控经验,对天然气行业、新能源产业、电子制造行业财务管理拥有独到见解,在河北省天然气有限责任公司主持财务共享中心的构建与实施,制定多项天然气行业财务管理政策,对集团财务具有丰富的管理经验。在国内多家期刊发表学术论文多篇。研究领域:财务管理、内部控制和风险管控等。

文章刊登于《商业会计》2019年10月第20期

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