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ERP系统中现金流量表的制作方法和操作流程——以用友U8的运用为例

 

 

刘依恬(中国华融资产管理公司江西分公司 江西南昌 330020

 

 

【摘要】  ERP系统中自动生成现金流量表是会计信息化不可或缺的一个部分,但由于多种原因,当前很多企业并不能在ERP系统中自动生成现金流量表,尤其是补充资料部分大多由人工来编制,致使其会计报表的质量受到影响。因此,企业和会计人员需要采取相应的措施,充分领会ERP系统的作业流程配置和技术要点,选择合适的现金流量表编制方法,在ERP系统的基础档案和现金流量表的编制工具中设置合适的报表生成条件,以尽快实现现金流量表编制的自动化。

【关键词】   现金流量表;ERP系统;取数公式

【中图分类号】  F232  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812201922-0106-03

 

 

一、引言

当前大多数企业都启用了较为先进的ERP系统来进行财务和业务的一体化处理,如用友ERPSAP等,极大地提高了财务会计核算工作的质量和效率,但ERP的运用也存在一个较为明显的缺陷,就是很多企业并不能有效利用ERP系统来自动编制现金流量表,而是要借助一定的人工手段来编制,这样,既降低了现金流量表的质量,又使会计信息化失去了完整性。出现这种情况的原因有以下几个方面:一是ERP系统中现金流量表的制作不像资产负债表那样有明确的套路,操作者不是很清楚其基本操作规程。二是现金流量表的编制有工作底稿法、T型账户法和分析填列法等方法,ERP系统中没有给出这几种方法的应用技术,并且现金流量表还有主表和补充资料两部分,它们的取数公式要用户去设置,许多用户还不能完全胜任这项操作。三是会计信息化的教育和培训相对滞后,目前大多数高校(包括职业技术学院)的会计专业教学中,虽然有会计信息化课程,但没有包括现金流量表的完整制作部分,各种会计信息化(或会计信息系统)的教材中也几乎没有介绍现金流量表,尤其是补充资料部分如何制作的内容。四是软件供应商在对客户从业人员的培训中几乎没有这部分内容。这些原因直接导致了许多会计人员不能有效应用软件来编制现金流量表。为了提供更准确的会计报表信息,自动生成现金流量表非常必要。笔者结合在会计信息化教学和实务工作中的经验和体会,以用友ERP-U8系统的运用为例,对现金流量表的编制技术要领和作业流程做一介绍,以供相关会计人员参考。

二、现金流量表编制的基本流程

ERP系统中,由于实现了财务与业务处理的一体化,现金流量表应该是依托平时的财务核算资料在每个会计期末自动生成的。其作业实施流程是:(1)在ERP系统中启用财务会计系列中的多个模块,包括总账、固定资产等模块,总账模块中有用友报表操作项,其中有现金流量表的制作部分。(2)对各个模块进行相应的初始化设置,以保证日常财务会计核算的顺利进行。(3)对企业的日常经济业务进行会计核算(生成会计凭证),其中自然会生成现金流量表数据。(4)期末(年末)通过总账模块中的用友报表操作项编制现金流量表。

三、做好编制现金流量表的基础工作

ERP系统编制现金流量表要做好相应的基础工作,包括启用模块、确定现金流的范围和确定报表的编制方法等。

(一)启用模块。现金流量表的数据是从企业的日常会计核算资料中提取的,企业会计核算所要启用的模块,也就是编制现金流量所需要的模块,现金流量表的编制工具在“总账”模块中。从当前的情况看,大企业一般会在ERP系统中启用总账、固定资产、应收款管理、应付款管理、薪资管理、采购管理、销售管理、库存管理和存货核算等多个模块。中小企业一般启用总账、固定资产、应收款管理、应付款管理和薪资管理等几个模块。这些模块都能满足现金流量表的编制。

(二)确定现金流量的范围。现金流量表中的现金包括现金和现金等价物。但在现金流量表编制实务中,有的企业包括了现金等价物,有的企业为简便起见没有包括现金等价物,后者在ERP系统中的编制就要简单一些。对于现金流量表的补充资料部分,由于数据的提取方法有些复杂,有些企业便用人工的方法来编制。显然,为了提供现金流量表的可靠信息,合适的做法是现金流量中应该包括现金等价物,并且,主表部分和补充资料部分的编制都应该自动完成。

(三)确定报表的编制方法。手工会计中,现金流量表的编制有三种方法可供选择,各有优缺点。ERP系统由于其会计核算的高效性,平时涉及现金流的会计分录会非常方便地归入现金流量台账,因此,ERP系统中的现金流量表采用现金流量台账编制法最为方便,工作底稿法和T型账户法等并不是最好的选择。

四、初始化设置

ERP系统中现金流量表是通过“现金流量表项目”这个工具来编制的,在使用该工具时还需要完成以下初始化设置:

(一)各个模块的初始化设置。包括总账、固定资产等各个已启用模块的初始化设置,以保证日常会计核算和业务核算工作的顺利进行,这是现金流量表的数据来源保证,具体各个模块的设置按会计核算的要求去进行。

(二)对现金类会计科目做特别设置。由于ERP系统中现金流量表是通过“现金流量表项目”来实现的,因此,要在基础档案的“会计科目”设置中,将“库存现金”“银行存款”“其他货币资金”和“交易性金融资产”四个科目设成有“项目核算”。否则,这几个科目进不了“项目档案”设置表。

(三)将现金类科目指定为现金流量表科目。在基础档案的“会计科目”设置主页面点击“编辑”菜单,选中其中的“指定科目”命令,进入“指定科目”设置页面,选定“现金流量表科目”按钮,将四个现金类科目选入其中。该设置不能缺少,否则,到期末生成的现金流量表会是一张空表。

(四)设置凭证类别。在基础档案的“凭证类别”设置中,将凭证类别设成收款凭证、付款凭证和转账凭证三类,并设定收款凭证借方必有四个现金类科目,付款凭证贷方必有四个现金类科目。这样,便于日后涉及现金流量的会计凭证的录入和查询。

(五)设置现金流量表项目大类要素。进入到基础档案的“项目档案”中,在项目大类列表框中选择“现金流量表项目”,将显示在代选框中的四个现金科目,选到现金流量表项目的选入框中。见图1

这样,在日常的会计分录编制中,如果是收款凭证或付款凭证,就会弹出现金流量对话框,支持用户输入现金流量信息,并归入到现金流量台账。见图2

值得注意的是,现金流量表的“项目分类”和“项目目录”两项的主要部分用户不用去设置,系统已经预设好。

(六)交易性金融资产科目的特别处理。交易性金融资产中不都是现金等价物,其中短期股票部分不能进入现金流量表,这样,就出现一个问题,当录入交易性金融资产业务的会计凭证时,会弹出录入现金流量信息的对话框,这时用户可能要录入数据(短期债券或基金业务),也可能不能录入数据(短期股票业务),但不录入数据,此对话框不能关闭。这样就要对交易性金融资产科目数据录入时做特别处理,具体方法是在“项目档案”对话框中的“现金流量项目”下增设“非现金等价物增减业务”,见图3

然后再点击“项目目录”操作项,进入“项目档案”表,在表中增设“27 非现金等价物增减业务”“28 非现金等价物减少业务”。这样,在录入“交易性金融资产”业务的会计凭证时,如是不增减现金流量的凭证,就选这两个项目,问题就解决了。见图4

五、现金流量表的编制流程

现金流量表的编制是在每个会计期末进行的,它是在完成当期的日常会计核算工作并完成会计期末处理事务后,再进入到“总账”模块的报表工具(UFO报表)页面去完成作业,具体流程如下:

(一)积累现金流量表主表中的数据。在日常的会计核算中,每生成一张记账凭证时(在实现了业务核算和会计核算一体化的ERP系统中,记账凭证大多是根据业务单据生成的,而不是由手工填制),如果是收款凭证或付款凭证,要在其弹出的现金流量录入对话框中录入其所归属的现金流量项目数据,系统会自动将其归入现金流量台账,这样现金流量表主表部分的数据就能在平时的作业中归类并积累好了。

(二)完成当期的期末处理工作。在完成利润的计算、凭证登账及结账工作后,现金流量表的补充资料部分就可通过账中取数来完成了。

(三)现金流量表主表项目取数公式设置。期末进入到“报表工具”页面,点击“格式”菜单,从“报表模板”项中选择“现金流量表”,点击“确定”,便会调出现金流量表编制页面,见图5

该页面的左下角有一个状态按钮,点击它可进行两种状态的切换,在“格式”状态下,是要定义表中各个项目的取数公式,除了各个合计项直接在单元格中输入计算公式外,其余各个实体项目的取数公式最好借助公式向导来设置,在公式的录入单元格中点击插入函数按钮,会弹出调用函数的对话框,在函数类别中选中“账务函数”,再在这个类别内选入“XJLL”函数,见图6

在图6中选中“XJLL”函数,会弹出一个“XJLL”函数设置对话框,见图7                         

在这个对话框中去设置具体的取数公式,如“销售商品、提供劳务收到的现金”项目,就在“XJLL”函数中选择“01”,在现金流方向框中输入“流入”。按照此方法去设置现金流量表中其他项目的取数公式。现金流量表中的所有项目取数都用XJLL函数。

(四)现金流量表补充资料部分的取数公式设置。进入“报表工具”页面,点击“格式”菜单,从“报表模板”项中选择“现金流量表附表”,点击“确定”,便会调出“现金流量表补充资料”页面,然后在“格式”状态中设置各个项目的取数公式,取数公式也是借助向导来设置,见图8

但各个项目的取数函数不尽相同。如“净利润”项目的取数公式是“=JE(4103,,,)”,其中4103是本年利润科目的代码。再如,当年“应收款项减少项目”的取数公式是应收账款账户的年初数减年末数,其输入公式见图9

其他项目的取数公式设置方法同理。

(五)生成当期的现金流量表主表和补充资料。设置了报表的取数公式,在每个会计期末就要生成当期的现金流量表,这就要进入到报表的“数据”状态中去生成,操作方法是进入到现金流量表的编制页面,点击左下角的“格式”按钮,它就切换到“数据”按钮,然后在页面的“关键字”菜单项中录入单位名称、报表所属的年份或月份。点击“确定”,就能生成当期的现金流量表。主表部分和补充资料部分要分开来生成,两者的生成方法相同。

 

 

【主要参考文献】

1       田惠晔.浅议ERP系统的操作技术与方法[J.经营管理者,2014,(10.

2       谢丹影.基于ERP系统的作业成本管理模式[J.管理创新,2010,(10.

3]彭增.会计信息化下会计核算方法的规范研究[J.湖南工业职业技术学院学报,2014,(24.

4       李宜辉.ERP系统在成本管理中的应用研究——以DS公司为例[J.商业会计,2018,(01.

文章刊登于《商业会计》2019年11月第22期

ERP系统中现金流量表的制作方法和操作流程.pdf

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