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基于财务共享模式的销售管理流程优化分析

 

 

袁瑞(对外经济贸易大学 北京100029

 

 

【摘要】  财务共享服务最大的优势是将跨区域、跨项目、跨部门的会计业务汇总进行集中处理,其在企业销售领域中的运用主要是依托信息技术将传统费时费力的开票、收款、对账工作搬到线上,并与合同管理结合起来,实现发票的开具、审核、统计,收款数据的汇总、确认,会计凭证的自动生成。基于财务共享,全面实现企业销售管理业务和财务的一体化,有助于降低企业运营成本和沟通成本,建立信用评价体系。文章以重庆×建筑科学研究院为例,探索财务共享模式在销售管理流程中的应用,以期为财务共享模式下的销售管理提供理论指导和实践参考。

【关键词】   财务共享模式;发票管理;收入管理;流程优化

【中图分类号】  F232  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812201916-0056-04

 

 

 

 

一、引言

收入管理包括与企业出售商品或提供劳务有关的收入确认、开具发票、货款结算等经济活动。收入管理流程包括明确销售(劳务提供)、发货、开票、收款等环节职责权限的分配和管控,以及规范与营业收入有关的管理制度。

随着经济的全球化发展,很多大企业在世界各地设立分公司、子公司开展业务,取得各种营业收入,但往往由于管理层级过多、区域跨度较大等因素,容易出现集团管控失效,总公司、分(子)公司之间信息不对称等问题。为了提高财务信息的质量,降低管理成本并增强财务与业务之间的黏性,1981年美国福特公司在底特律创建了第一家财务共享中心。当前,我国越来越多的大型企业也非常重视财务共享中心的建设,财政部在会计信息化工作中建议分公司和子公司数量多的大型企业和企业集团应当逐步建立财务共享服务中心。目前从事财务共享服务的人员已经超过了100 000人,并可能在5年之内增长到180 000人(数据来源:ACCA全球官网)。基于财务共享,全面实现企业销售管理业务和财务的一体化,有助于企业降低运营成本和沟通成本,防止虚开发票、资金体外循环等现象发生,可以提升内控管理水平,将纳税风险、核算风险降到最低,并且有利于分析客商数据,建立信用评价体系。本文以重庆×建筑科学研究院为例,探索财务共享服务模式在销售管理流程优化中的应用,分析财务共享模式下销售管理的现状与主要问题,并提出改进建议。

 

二、文献回顾

Bobert Gunn 等在1993年提出“共享服务”的概念,认为“共享服务”的核心思想是公司试图从分散管理中获得竞争优势的管理理念,强调在提供服务时能实现组织成员及技术等资源的共享。Johnson 认为,财务共享本身就是一个集中处理与财务有关业务的过程,通过把人员、技术整合在一起,借助新技术集中处理财务业务,使服务质量实现提升,进而达到有效节约运营成本的目的。随着互联网的普及、软件和通信技术的快速发展,ASPApplication Service Provider)模式为中小企业实现会计信息化及资源利用提供了一种有效的途径(程平等,2011),而大型企业的共享服务中心主要提供处理公司账务、报销相应费用、对报表进行分析等标准化共享服务(刘婷媛,2012)。

财务共享服务通过全面整合业务流、资金流、核算流,实现流程标准化的财务管理模式,能有效降低企业的单位管理成本并提升财务服务质量,引起财务机构、财务核算流程、财务职能、财会信息系统、财会分工、绩效考核等变化(张楚,2018)。财务共享可以对客户进行分类管理,保证应收款回收的安全性和完整性,更好地催收应收款(郭茜等,2013)。对于建筑施工、设计、监理等企业,由于同时拥有多个异地项目的施工、设计、监理等工作,存在跨区域、跨项目核算、人员交叉等劣势,加快建筑业相关企业财务共享中心建设势在必行(宋志宏等,2015)。因为财务共享对建筑类企业应收款管理具有积极作用:共享中心具有跨区域优势、完善的核算流程体系、严格系统的执行机制、强大的信息技术支持,有利于应收款的催收、监督、预警工作(赵媛媛,2018),因而基于财务共享在销售管理流程中对收入确认、劳务提供、开票、收款等环节进行优化,将有助于发挥财务共享服务的重要作用。

 

三、案例单位销售管理现状及问题分析

(一)销售管理现状

重庆×建筑科学研究院成立于1959年,有5个法人机构,院辖34个部门,有3个专项工作部及24个生产经营部门,业务主要以提供检测鉴定、监理咨询、造价咨询等技术服务为主,业务范围已由重庆辐射到四川、贵州、云南、陕西等地,全院职工人数达800余人,2018年营业收入达4.36亿元。

由于部门众多且区域分布较广,各生产经营部门对合同管理、发票开具、应收账款管理、到款核销、对账等的管理水平、管理理念存在差异,公司资产负债表中列示的预收账款月末余额长期保持在1 000万元以上。由于预收账款余额巨大,根本无法满足预收账款余额全部向主管税务机关提交完整的“三项抵税证据”(包括:约定开票日期、收款日期的合同;已收取款项的凭据或其他结算凭据;受票单位与签订合同主体的统一社会信用代码或纳税人识别号应当一致)的要求,若不及时改变现状,清理预收账款,公司将额外承担较大的增值税税费损失。另外,研究院各部门内部以及与财务部门之间信息反馈不及时、不充分,跨部门的协作效率十分低下。

为提高管理效率与财务服务质量,该院通过整合人力资源,建立了财务共享服务中心,集中处理全院财务事宜。具体结构如图1所示。(图略)

(二)销售管理中存在的主要问题

1.财务和业务分离,客户信用管理和合同管理不透明。该院的销售管理流程主要包括开具发票、债权确认、收入入账、债权核销等环节,但缺少对客户的信用审批管理和合同管理。收款风险是很多企业都面临的一大难题,许多公司账面上收入可观,但是由于迟迟收不到款,而使企业陷入财务困境。如果企业在交易开始之前就对客户实行严格的信用风险管理,将会从源头上降低坏账、呆账的发生概率。另外,合同作为业务发生和收入确认的主要依据,如果将合同管理也纳入到财务共享服务中心,那么财务与业务的融合会更加高效。

2.收入管理中存在重复纳税的情况。该院由于生产经营部门众多且分散,各部门从事发票管理、收款对账的人员专业能力参差不齐,业务和财务之间信息沟通不畅,导致全院预收账款月末余额长期居高不下,具体体现在以下四个方面:(1)未开票已收款。2017年国家税务总局发布的《关于增值税纳税申报比对管理操作规程(试行)的通知》(国税函[2017124号)规定,自201851日起,企业收到预收账款当月即产生增值税纳税义务。以后如果再就此项交易开具发票,应当从本期全部开票销售额中减去已经申报的“未开票收入”。此部分抵减的“未开票收入”不能在网上申报,须接受税务机关的审核,出示相关已缴纳增值税的证据,否则将在到款月及开票月分别缴纳增值税。该院绝大多数检测、鉴定业务不能提供完整的“三项抵税证据”,造成到款月及开票月分别缴纳增值税,由此形成重复纳税。(2)已开票,已到款,但未及时对账确认,导致到款当月误记为预收账款而缴纳增值税,造成重复纳税。(3)未确认的保证金退款,误记为预收账款缴税,且后期无法抵税。(4)收款后,由于业务取消、对方单位重复汇款、错误付款,而又未能及时(收款当月)与财务沟通,计入预收账款,也会导致款项须退回但收款当月却缴税,后期同样无法提交“三项抵税证据”,造成多纳税。

3.跨系统数据需要人工处理,增加错误率的发生。在收入管理流程中,存在跨部门、跨系统数据需要人工处理的情况。例如,客户申请开票后,需要开票员手工录入发票信息,形成“税务发票汇总清单”,收款单数据来源需要出纳去公司开立的每个银行账户中导出当日到款数据,并汇总至EXCEL表格,形成“到款明细表”,然后通过面对面、电话、微信、QQ等沟通方式进行发票数据、应收款数据、资金到款数据在“税务发票汇总清单”和“到款明细表”之间的对账及核销,然后由会计人员在“用友财务核算系统”进行会计核算。人工处理数据的效率、准确性都相对较低。

4.销售管理重记录轻分析。针对客户的收入管理,不仅仅是做好记录工作,还需要做好分析工作,在未建立财务共享平台前,所有的客商信息都分散在合同管理部门、各个生产经营部门甚至是单个的业务人员手中,没有统一、集中的数据支持,基本无法建立信用评价体系。只有合同管理和财务管理实现有机结合,既有事前管理,又有事后评价的销售管理机制,才会降低企业不必要的损失。

 

四、基于财务共享服务的销售管理流程优化分析

(一)基于财务共享服务的优化思路

从前面的分析可以看出,销售管理中关键的问题是避免重复纳税。为降低税收损失,在国税函[2017124号文出台之际,该院迅速出台了几项应对措施:(1)专门针对政策发文件、办讲座,强化税收风险意识。(2)提高“税务发票汇总清单”和“到款明细表”的发送频率(每天定时发送,月末一天几次发送),以期提高对账及时性。(3)遇特殊紧急情况,要求及时通报,进行应急处理等。但是,这些措施仅仅能暂时、部分缓解压力,且财务人员的工作强度非常大,无法从根本上消除隐患。

依托互联网技术,建立财务共享中心,实现从业务到财务的一体化,编写增值税发票网上开票程序,搭建网上对账平台、开通微信通道,并使之有效整合、自动衔接,让发票信息、客户档案、对账单等实现自动上传,可以实现业财流程再造,优化内部控制措施,降低运营成本、沟通成本,提升效率。

(二)财务共享信息平台的构建

为了实现财务共享服务,打通业务、财务、税务数据的有机连接,该院引入了应收账款管理系统;依托“用友财务核算系统”开发了“税务发票财税应用平台”,实现增值税发票网上开票;优化销售管理流程,搭建网上对账平台;所有开票、对账工作PC端、微信端同步运行。该院的财务共享服务中心初具雏形,形成了劳务提供、开票、收款、对账、记账等一系列工作完整、规范、高效的流程。同时,该院的各个层级都可以通过财务共享服务中心实时查询开票数据、收款数据,帮助业务层面展开对应收款质量的分析评级,以及对客商信用等级体系的建立与评价。

“税务发票财税应用平台”对内连接企业“用友财务核算系统”,对外连接国家税务发票开票系统,相关数据在这三个系统中实时传输,实现了数据的集成与高度自动化。该院员工、客户均可登陆该系统。系统管理员对每类用户提前设置好操作权限,并在后台集中管理。同时开通了“微信小程序”,这款轻量级个人发票管理工具,方便个人应用,主要面向高流动性的客户,针对客户开票、打印、个人票夹管理等场景,利用微信平台,为客户提供了即用即走的微信小程序,客户不需要下载App,在微信中即可完成操作。通过微信操作,申请开票这项工作的时间成本下降60%以上。

(三)财务共享下发票管理、收入管理流程优化分析

1.发票管理流程优化。客户、业务员提出开票申请,数据传输到“税务发票内部管理系统”待审核,经过生产经营部门、合同管理部门授权审批后,会有短信、电子邮件、微信等提醒开票成功。该院设立多个开票点,如需纸质发票,可就近前往指定地点打印,电子发票则发送到指定邮箱中。自上线“税务发票内部管理系统”以来,研究院内部各部门积极配合,高度重视发票管理和收款核对工作,规范合同管理。既可以通过手机端程序实现无值守自助开票,又可以通过业务人员/客户手工录入开票信息,生产经营部门、合同管理部门审核,财务部门确认,打通开票全流程,实现数据全过程共享;经过系统审核后,直接对接用友税务云平台、国家税务总局税务平台,形成电子发票或纸质发票;最后纸质发票通过航税开票软件直接打印。具体流程见上页图2

“税务发票内部管理系统”的开发给研究院带来的效益提升可以体现在以下四个方面:一是灵活智能,该系统实施自动化开票,多场景选择,ERP数据自动集成;二是方便快捷,邮件、短信、公众号实时精准推送;三是降成本更高效,自动获取销项数据,便于查询分析,统一管理,规范高效,节约成本;四是规避风险,自上而下的开票组织管理且直接面对客户,集中监控开票情况,避免虚开、不开发票以及资金体外循环风险。

2.收款管理流程优化。经营业务开票完成后,开票数据自动形成应收数据,出纳每天将银行账户的所有到账款项导出为EXCEL表,然后导入至“税务发票内部管理系统”,形成原始、实际的收款数据,各部门在线上予以匹配核销,对账工作完成后,收入核算岗将发票与收款单再次核对无误后,通过与“用友财务核算系统”的自动对接,会计凭证自动生成,完成对应收账款的核销工作。具体流程见图3。(图略)

线上对账的功能使得原本耗时的对账效率和准确率大幅提升。自 201851日以后收到的每笔款项,该院均要求未开票的及时开票,已开票的及时核对,收入、保证金退款等实时确认。收款当月产生的预收账款确实存在极少数无法核销的款项,财务部门根据到款信息在月末最后一天开具普通发票留存,待次月核对清楚后再重新开具完全正确的发票,并将上月末开具、留存财务部的普通发票红字冲回。经过各方的努力,20185月末,“预收账款”科目余额由原来的1 000多万元彻底清零,并且以后每月账面将不会再产生预收账款。自此,公司彻底消除了重复缴纳增值税这一隐患。

 

五、结论与建议

本文以重庆×建筑科学研究院为例,通过对现有发票管理、收入管理现状及重复纳税问题的分析,依托互联网技术,建立财务共享中心,将传统费时费力的开票、对账、收款工作搬到线上处理,全面实现从业务到财务的一体化,通过业财流程再造,帮助企业降低运营成本、提高效率、防范税务风险、降低损失;并通过财务共享中心实现企业业务数据、财务数据以及客户信息的共享。

通过分析,笔者提出以下建议:(1)财务共享中心的建立实质是业财流程的再造。各部门须高度重视发票管理和收款核对工作,学习财务共享中心的操作方法,加强业务人员和部门内业务人员、业务部门和财务部门、财务部门和税务部门的沟通反馈,规范合同管理,减少企业的纳税异常申报,最大限度降低缴税成本。(2)不断优化财务共享中心的操作方案,最终实现企业整体财务能力和效率的提升。根据业务部门的意见优化人机互动界面,增设内部控制关键节点,明晰业务部门开票范围;增强与经营部门的沟通,不断尝试放开控制权限,前移控制节点,以求实现控制有效、使用便捷。可以说,程序优化无止境,只有不断完善财务共享服务,才能真正提升企业的业财融合力度和企业的经营效率。X

 

 

 

【主要参考文献】

1       Gunn R.W.Carberry D.P.Behrens S.Shared ServicesMajor Companies are Reengineering Their Accounting FunctionsJ.Management Accounting1993,(04.

2       Johnson.Controls BusinessDalianCenter.Monthly Dashboard for P2Preport of DBCR.DalianDBC2012.

3       程平,何雪峰.“云会计”在中小企业会计信息化中的应用[J.重庆理工大学学报,2011 01.

4       刘婷媛.企业财务共享服务管理模式探讨[J.财会研究,2012 02.

5       张楚.财务共享服务视角下财务管理模式研究[J.合作经济与科技,2018 03.

6       郭茜,王章莉,周莉.应收应付业务在财务共享服务中的管理变革[J.财务与会计,2013 09.

7       宋志宏,李治明.加快建筑业企业集团财务共享服务建设的思考[J.中国总会计师,2015 04.

8       程平,万家盛.大数据时代财务共享服务中心云平台的构建及其应用[J.商业会计,2015 15.

文章刊登于《商业会计》2019年8月第16期

基于财务共享模式的销售管理流程优化分析.pdf

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