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财务共享模式下费用报销优化探讨.

 

秦小艳(招商证券股份有限公司 广东深圳 518000

 

【摘要】  大多数企业在探索财务共享模式时,以费用报销业务为切入点,首先将费用报销模块导入财务共享中心建设流程中。文章以Z公司在财务共享建设进程中首先开发的费用报销模块为对象,针对财务共享模式下费用报销存在的问题,提出了相应的改进建议,以期提高企业费用报销的效率和管控水平。

【关键词】  财务共享;费用报销;信息系统;决策支持

【中图分类号】  F232  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812201913-0074-03

 

2014年财政部发布的《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》提出,建立财务共享服务中心,加快会计职能从重核算到重管理决策的拓展,推动财务共享的发展。在云计算、大数据、人工智能迅猛发展的背景下,国内掀起了建设财务共享的热潮。费用报销业务在财务会计核算中占比较大,工作量大、审批流程复杂、耗时耗力,对财务管控意义重大。建设基于大数据的财务共享费用报销模块,改造费用业务报销流程,提高费用管控质量,控制财务风险,降低财务人力成本,对新形势下会计职能的转变尤为重要。据IBM商业价值研究院的调查数据显示,费用报销属于集中化、标准化程度相对较高的财务业务循环,大多数企业在探索财务共享模式时,以费用报销业务为切入点,首先将费用报销模块导入财务共享中心建设流程中。本文以Z公司在财务共享建设进程中首先开发的费用报销模块为探讨对象,分析了费用报销业务现状,针对财务共享模式下费用报销存在的问题,提出了相应的改进建议。

一、Z公司财务共享模式下费用报销业务发展现状

根据管理成熟度和信息化水平对财务共享中心建设的影响,财务共享的发展可以分为五个阶段:核算共享、报账共享、标准财务共享、业财一体财务共享及大共享。这五个阶段在新兴技术、大数据的发展推动下不断完善优化。核算共享,是财务人员一对多个组织,实现了集中核算。报账共享,是基于核算共享,全员报账。标准财务共享,是基于共享系统平台,财务人员按照专业化分工,流水化作业,提供标准化共享财务服务。业财一体财务共享,是以业务流程为起点,事前进行财务管控,降低财务系统风险。大共享,是指能集中的都要进入共享中心,包括但不限于财务、人力资源、采购等。

Z公司是一家证券公司,有20多年的发展历史,财务共享中心的建设起步于2008年,成立了北京、上海、深圳三地集中核算中心,实现了集中清算和经纪业务成本的集中核算,一名成本核算岗负责多家分支机构的费用报销核算业务,不再是在每个分支机构均设置出纳岗、会计岗,进入了财务共享中心建设进程的第一阶段即核算共享。经过近十年的发展,特别是在云计算、大数据、人工智能、电子发票、会计电子档案的推动下,Z公司一直在探索由集中走向集约,通过再造财务组织和优化流程,推动财务共享中心建设。目前Z公司的财务共享中心建设正处于第二阶段即报账共享阶段,依赖集中核算系统、网上报账系统和影像系统,实现财务人员处理多主体单位的报账稽核等财务业务。Z公司在建设财务共享中心的过程中最早启动费用报销模块,目前正在开发报表共享模块、固定资产共享模块、会计电子档案共享模块。Z公司财务共享中心的费用报销模块自2017年底上线运行以来,极大地提高了财务核算效率,在核算主体数量不断增加的形势下,财务核算人员并没有相应增加。目前,费用报销模块整体运行平稳,提高了报销的流程效率,缩短了员工的报销周期,提升了满意度,但也存在一些问题,有待改进提升。

二、Z公司财务共享模式下费用报销存在的问题

(一)以纸质发票为报销凭证耗费了大量人力、财力、物力成本

Z公司目前的费用报销流程中,发票是唯一的报销凭证。电子发票比例较小,纸质发票大量存在。在费用共享模式下,由费用经办人在金蝶费用报销系统填制报销单据,由预算管理员审核通过后,将纸质发票、刷卡凭证、审批签报等报销凭证在影像系统扫描上传,再由部门负责人、成本核算岗审批。在填单过程中,纸质发票需要手工核验;OA电子流审批的签报需要打印成纸质的扫描上传,影像系统与OA审批系统不能直连;报销人需要将纸质发票及其他报销凭证逐一平铺粘贴;取得的电子发票不能直接上传,需要打印出来再次扫描上传。在成本岗审核完毕付款后,经办人员还需要将纸质单据邮寄给成本核算岗,成本核算岗在收到纸质邮包后将之与影像系统核对,确认影像与实物是否一致。纸质发票的存在导致费用报销过程中耗费了大量的人力、财力、物力在粘贴、扫描、邮寄、核对等环节。

(二)手工录入票据,无法智能扫描、自动提取关键信息

由于票据种类众多,采集票据数据信息是一项纷繁复杂的工程。在Z公司的票据信息录入过程中,首先要按照费用报销的类型进行整理和分类,通过扫描仪扫描上传,对于识别为发票的单据,需要手工录入验证码核验发票;对于不是发票但影像系统识别为发票的单据,需要手工取消发票核验。手工核验发票、取消发票核验不仅耗费了人力和时间,而且还会存在差错,比如不是发票却识别为发票的情况导致系统提示发票没有核验;是发票但影像系统没有识别出来,又没有手工识别为发票的,导致发票漏核验。如此大量连续、重复的工作无法通过智能扫描、自动提取关键信息,会导致人为错误率无法控制、人力低附加值投入。

(三)费用审核环节以人工判断为主,没有实现审核自动化

Z公司目前的费用报销共享系统中,成本核算岗依照国家法律、法规以及公司的财务规章制度,对费用开支的合理、合法、合规性进行审核,以人工判断为主。然而,依靠人工判断审核单据,难免会出差错;同一种不合格单据由于不同成本岗审核,可能会有不一致的审核结果,导致报销结果不一致。

(四)部分信息系统尚未对接

Z公司已有 OA 系统、人力资源系统、资金管理系统、预算系统、金蝶财务信息系统、影像系统等。资金管理系统、预算系统、金蝶财务信息系统、影像系统实现了数据对接,但OA 系统、人力资源系统各自独立运转,与金蝶财务信息系统、影像系统没有实现数据对接。例如:费用报销环节中,报销差旅费需要提供出差审批单,人力资源系统已经有电子审批流,但是由于信息系统壁垒,目前仍然需要将电子审批流打印出来再扫描上传。部分金额超过一定限额的费用开支需要走OA审批的,OA系统已有电子审批流,但是不能对接到金蝶财务信息系统、影像系统,仍然需要将电子审批流、合同打印出来再扫描上传。这样就会导致人工的重复,信息系统之间不连通,审批不能实现自动化、一站式闭环。

(五)员工观念转变慢,前期推行不畅

财务共享模式下的费用报销,涉及到流程重组、系统改造,是一项复杂的工程,这就需要公司领导重视,结合公司战略,确保费用报销共享模式推进实施;需要财务人员转变观念,适应新的系统;需要业务人员按照改进后的流程提单报销。但在费用报销推进的过程中也遇到了一些问题:有些部门负责人、财务人员是资深的老员工,习惯了看纸质的报销单据,习惯了看领导的亲笔签名审批,不适应在影像系统看电子单据,有一定的抵触情绪,前期推行存在一定的压力。

(六)效率的提升导致财务人员冗余和财务人员职业发展障碍

和传统财务工作相比,财务共享模式下的费用报销,由于流程的优化,部分费用审核环节的自动化,使得工作效率得到了极大的提升,减少了所需的财务人员。比如发票核验已经实现了和税务局发票系统对接,不再需要到税务局网站逐张查验发票并将查验结果打印出来签名确认。查验不合格的发票系统会有提示,发票金额系统会自动提取计算,这样就会省去很多人工验票、核算发票金额等耗时的人工环节,效率的提升导致财务人员冗余。

财务共享模式下费用报销具有集中化、标准化程度高的特点,人员的工作强度大、重复率高、工作机械单一。这些问题会给财务共享模式下财务人员的职业发展带来障碍,比如专业技能的单一化、难以全面系统地掌握财务知识;基层财务人员长期从事简单机械重复的工作,会担心专业能力退化,对自己的职业前景丧失信心,导致人员流失,影响组织绩效。

三、改进提升建议

(一)通过电子发票、电子凭证实现无纸化报销

由于电子发票可以实现在财务影像系统直接上传,实现了无纸化,省去了纸质发票从报销人到财务人员的流转环节,避免了纸质发票的遗失风险和税务风险;电子发票在取得、查验、报销、核算入账、报税、保管、查询、调阅等方面都更加便捷高效,促进了费用报销流程的优化、业务财务一体化,能够提高公司的财务核算水平、财务管控能力,提升工作效率和质量。为此,笔者建议,可以和第三方平台合作,实现报销凭证直连,比如和滴滴出行企业版合作、开发携程差旅管理系统、开发银行信用卡系统,实现电子发票、支付凭证直接和金蝶财务系统联通,获取发票、报销凭证信息,省去粘贴发票、扫描上传环节;可以和OA审批系统对接,实现费用报销审批流程的自动接入,不再将审批签报打印扫描上传。

(二)通过OCR扫描、电子影像提取发票关键信息

针对手工录入票据无法智能扫描、自动提取关键信息的问题,笔者认为,可以对目前的影像系统进行改造,预先按照费用的类型,区分不同费用报销扫描功能集成到影像系统扫描端。在影像系统接到上传的发票时,可以做出区分,电子发票直接上传平台,纸质发票则通过扫描仪集中扫描转化为电子影像,通过在扫描软件中预设的OCR识别模块,自动从电子影像中识别出增值税发票,提取发票关键信息,对于发票重复报销、过期报销、发票连号、发票报销范围不合理等作出提示,控制税务风险。这也有助于加强发票管理、报税管理。

(三)在费用审核界面按费用类型增加费用审核要素,减少人为判断因素,实现审核自动化

目前Z公司的费用审核环节以人工为主,没有实现审核自动化,效率低、容易出差错。笔者建议在财务共享费用报销系统,按照费用类型和费用开支相关管理制度,梳理出各类费用的审核要素、费用开支标准,比如报销招待费需要审核发票的金额、内容、人均消费标准、消费凭证等核心要素。可以将每一类费用的审核要素添加在费用审核界面,这样成本岗在审核时就不会因为人为因素造成审核要点的遗漏,造成不合格票据通过审核。

(四)整合信息系统对接直连,实现费用报销一站式闭环

在公司的战略规划指导下,统筹规划设计公司内部财务、人力、资金、预算、采购等信息系统,可以确保信息的流畅沟通,减少不必要的重复工作,对财务共享中心的运作效率有极大帮助。先进信息技术的支持是财务共享中心运营的必要条件,这就需要将金蝶EAS财务系统、财务影像系统、银企直联系统、人力资源系统、预算系统、采购协同平台、OA系统等各类系统整合到统一的信息化平台,实现数据联通,消除系统壁垒,实现费用报销一站式闭环,减少由于信息不联通导致的重复工作,实现真正的信息资源共享。

(五)转变人员观念,提升人员素质和能力

财务共享模式是财务管理的创新,将财务人员从简单重复的工作中解放出来,同时也对财务人员提出了更高的要求。财务人员应转变观念,实现从交易处理到决策支持的转型;要跳出传统思维模式,转换角色,从账房先生转变到军事参谋,从资源消耗者转变到价值创造者。为了适应这种转变,财务人员必须要具备新的职业技能,从个人素质、执业能力、专业知识等方面不断完善自己;构建互联网思维,提升工作效率和沟通合作能力;搭建复合型知识结构,拓展管理决策能力;形成专业化竞争优势,培养工作聚焦能力。另外,Z公司还需要加强对财务人员的培训,使其了解财务共享模式下费用报销优化的必要性,加快观念转变;制作财务共享模式下费用报销使用指南,指导财务人员实践操作,加强沟通交流,及时完善财务共享模式下费用报销系统,使操作系统更加完善、界面更加友好、使用效率更高。

(六)合理安排财务人员岗位,拓展财务人员职业发展空间

根据财务共享模式下费用报销的工作模式改变、实际工作量,确定人员实际需求,合理设置相关岗位。对于能够参与企业战略规划的财务人员,鼓励向战略财务职能的财务管理工作转型;对于传统财务人员,鼓励向业务财务职能的管理会计工作转型;对于财务共享运营业务人员、关键技术人员与运营管理人员,鼓励向共享财务职能的财务会计工作转型。

对于财务人员职业发展障碍,可以从内外部岗位拓展职业发展空间。从内部岗位角度来看,首先,根据工作的特点、发生频率、可集中化程度,改变现有的工作模式,重新设置工作岗位,区分管理岗位和基层岗位,创造更多非简单机械重复、具有一定技术含量的职业发展机会。其次,可以按照岗位性质和工作内容划分职业层次,形成上升的职业发展通道。再次,在同一岗位可以基于经验、工作年限,设定级次,针对不同级别给予差异化待遇。从外部岗位角度来看,首先,管理者应鼓励有能力的财务人员向业务部门转岗,不能将员工禁锢在现有的工作岗位上。其次,财务共享模式下,应该注重基础员工的综合能力培养,从而有助于员工更好地理解财务共享流程,改进业务,提升竞争力。

Z公司财务共享模式下费用报销的优势在于:一是通过财务共享流程的优化设计,减少了子公司、经纪业务分公司及营业部在财务管理方面的投入,降低了人力成本;二是加强了总部对费用报销系统的管理、规范和控制,能够更好地反映公司的财务状况;三是为企业管理提供了决策支持,提高了企业的管控水平;四是提高了企业核心竞争力。但是财务共享模式下费用报销仍存在一些问题,流程建设不是一蹴而就的,随着业务的发展需要持续优化改进。希望通过本文的探讨,对其他企业在优化财务共享模式下费用报销流程方面具有启发及借鉴意义,提高企业费用报销的效率和管控水平。X

 

 

【主要参考文献】

1 ]程平,王文怡.基于RPA的财务共享服务中心费用报销优化研究[J.会计之友,2018,(13.

2 ]崔斌斌,张妮.D公司财务共享中心的建立与应用[J.财务与会计,2018,(12.

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 文章刊登于《商业会计》2019年7月第13期

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