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共享服务模式下会计师事务所年报审计优化研究

王霞1  倪雨亨2  吴岚3   (1、2四川大学锦城学院 四川成都 611731 3四川大学商学院 四川成都 610044)

【摘要】  伴随着财务共享服务理念的深入和普及,会计师事务所也纷纷建立起共享服务中心,为业务前端专业人员和后勤团队提供有力的支持,让事务所前端专业人员可以投入高增值的工作。文章结合会计师事务所共享服务中心实际,对当前共享服务模式下会计师事务所年报审计的问题进行分析,并提出优化建议,为共享服务中心更有效地为事务所年报审计服务提供参考。

【关键词】   共享服务;年报审计;优化

【中图分类号】  F239.1  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812201906-0097-03

 

一、引言

顺应经济全球化的大背景,大型的会计师事务所也在全球设立自己的分所,进一步扩大其全球竞争力。随着其分所遍布全球各地,事务所整体的规模越来越大,但相应重复的操作导致资源浪费问题一直没有得到很好的解决。在传统的审计操作流程下,专业的审计人员不仅要处理函证收发等基础工作,还要运用审计专业知识解决高附加值问题,不但耗费了大量精力、时间,还容易由于琐碎束缚专业的审计人员。尤其是在我国,企业是统一按照公历年度来确定年报截止日期的,每年年末轧账前后,会计师事务所的工作进入忙季。在年报审计期间,事务所里的一个审计小组可能就会承接很多不同家公司业务,每个专业审计人员在此期间都会非常忙碌,工作压力也非常大。

伴随着财务共享服务理念的深入和普及,全球知名的四大会计师事务所普华永道、德勤、安永以及毕马威等纷纷在中国建立了全球商务服务共享中心,为其事务所提供相关的会计、税务、审计及咨询等服务。

财务共享服务是依托信息技术以财务业务流程处理为基础,以优化组织结构、规范流程、提升流程效率、降低运营成本或创造价值为目的,以市场视角为内外部客户提供专业化生产服务的分布式管理模式。具体来说,财务共享服务是一种将分散于各业务单位,重复性高,易于标准化的财务业务进行流程再造与标准化,并集中到财务共享服务中心统一进行处理,达到降低成本,提升客户满意度,改进服务质量,提升业务处理效率的作业管理模式。

共享中心的建立,给会计师事务所带来诸多便利。标准化、流程化的函证系统大大提高了函证可控性,降低了不确定性;通过集中提供后续业务处理支持的方法,把基础化的操作和专业化的操作适当分离,使得项目上处理基础业务的审计人员工作量得以释放,使其有更多的时间进行专业性的操作;利用资源整合的模式,优化资源配置,避免重复劳动,降低会计师事务所审计的成本。可以说,在年报审计期间,共享服务中心以其独到的优势,为前端审计业务提供更有针对性的服务与支持,从而控制了环节风险,也为后台的决策提供更有价值的信息,在大大增强审计专业化和审计效率的同时,增强了客户满意度,提高了事务所的核心竞争力。

共享服务中心在有力支撑会计师事务所年报审计的同时,也存在一系列亟待解决的问题。由于共享中心的工作基础性和重复性,每年的员工离职率也较高,人员流动性较大,在事务所年报审计的忙季情况尤为严重。年报期间共享中心的系统也很拥堵,例外事项不能及时处理,经常会面临重复操作的情况等。本文以某事务所共享服务中心为例,分析当前共享服务模式下事务所年报审计的问题,并在此基础上提出优化建议。

二、共享服务模式下会计师事务所年报审计中存在的问题分析

(一)共享中心基层审计人力资源短缺,工作效率不高

首先,年报审计期间,共享中心审计人员需求量大,共享服务中心常常需要外招大量的新员工和实习生。实习生集中培训一周左右就开始正式的入职工作。期间,老员工不仅要处理手头大量的工作,还要带实习生和新入职的正式员工,严重影响了正常工作效率。

其次,新入职的员工要么是刚过试用期,要么还在试用期,对整个共享中心并不一定足够了解和熟悉,而在年报审计忙季,这些新员工需要自己接手很多独立的项目,工作压力非常大,这导致很多新入职员工离职问题。

最后,老员工由于专业胜任能力较强,对系统的熟练程度也掌握的较好,一般会被赋予更大的责任,在自身的工作已满负荷的同时,还要指导实习生处理事务,复查新入职员工的工作,老员工集业务处理、监督、管理于一身,消耗了其很多的精力,严重影响了正常的工作。

(二)函证系统处理方式程序化,重复催函问题大

每到年报审计忙季,共享中心所有审计员工基本都会高频率进入事务所内部的函证系统进行相关函证处理工作。同一时间大量的人员在线操作,经常会导致系统的拥堵。在函证系统内部下载文件时,经常需要排队等待系统一个个按照提交下载请求的顺序进行操作。如果遇到前方项目组的审计人员需要共享中心人员进行紧急的函证修改和生成时,函证系统的拥堵、崩溃和排队处理的方式就会非常影响共享中心人员为前方审计人员提供服务的效率。

一般来说,共享中心的每个审计组成员都会负责或大或小的函证项目,前方审计人员会把函证的生成、催函以及收集归档等任务交给共享中心人员来处理。在函证的处理追踪过程中会遇到很多专业问题,此时按照共享中心的一般规则,处理函证业务的人员是不可以擅自和第三方决定函证事项的内容该如何处置,他们会在系统里通过例外事项告知前方项目组审计成员哪份函证哪里有问题。但由于前方忙碌的审计成员不一定及时在线,可能会导致大量有问题的函证被搁置,共享中心审计人员不知如何进行下一步操作以致延长了函证处理时间。虽然有的事务所已经开发了便捷APP,但大部分的项目组人员还是会登录电脑系统才看到例外事项的问题,然后在电脑系统里面看到函证的进度之后才对有问题的函证进行回复,这一传统的处理方式也大大降低了函证处理效率。

此外,针对业务量较多的大型企业集团,共享中心可能会派3—4人共同处理其旗下的所有函证,此时可能会遇到重复催函第三方的问题,这不仅会打扰到第三方,也会浪费共享中心审计人员的时间。

(三)检查报表勾稽关系以手工为主,财报披露清单模板单一

每到年报审计忙季,共享中心审计成员需要检查很多客户公司财务报表内部科目和交易之间的勾稽关系。虽然这是一项标准的审计程序,但当前的手工勾稽过程费时费力。在审计忙季,一个共享中心的一个审计小组就会负责几百份报表,小的报表二十几页,大的可以多达几百页,若每份都打印出来,人工从格式、字体到数字金额进行检查,效率可想而知。

此外,当前方审计人员给共享中心最新的财务报表时,共享中心审计小组需填一份披露清单。尽管审计客户涉及各行各业,但披露清单一般是以某一行业为固定模板,如以制造业为主的固定模板,当用于除制造业以外的审计客户时,会出现报表里有、模板里没有一一对应的情况。甚至对于一家小型的金融公司财报来说,现有固定模板百分之六七十是没有意义的多余项。

三、共享服务模式下会计师事务所年报审计的优化建议

(一)完善人员激励机制,提升工作效率

首先,共享服务中心应与当地各高校开展合作,制定长期合理的招聘计划,每年年报审计忙季到来之前就提前做好实习生招聘工作,发布招聘信息,保证充足的实习生来源。

其次,考虑到共享服务中心审计实习生工作的技术含量,在培训时需更关注培训其实际操作能力,使其分到项目组后能更快地上手操作。同时,在实习生进入各审计组后,前期可以安排一名正式员工专门负责所有组内实习生的工作,对实习生负责,确保实习生遇有不懂的问题时可以得到及时解答,等熟悉业务后再分配给各自的正式员工进行助理工作。

对于新入职的正式员工要对其加强实际操作的培训,制定更严格的试用期标准,确保凡是过了试用期的正式员工都可以带实习生,以减少老员工的压力。同时,为提高新入职员工的工作效率,共享服务中心还可以提供业绩奖励,或对表现优秀者优先提供培训学习和独立带实习生的机会,让其能够感受到自己的业绩可以被有效评估,能力被公司认可。

最后,由于老员工本身工作压力较大,在年报审计期间,应提高包括加班奖励、忙季绩效等在内的激励,制定更加合理的晋升机制,给有能力的老员工更多的机会带领团队,以体现其价值和公司对其的认可度。

(二)优化函证系统,提高函证处理的灵活性,避免重复催函

首先,在非年报审计期间,函证系统支持部门就应做好准备工作,提前安排好系统维护人员,并在此基础上不断改进和优化,同时引进更快捷并适合共享服务中心函证系统的大容量软件。此外,增强年报审计期间的系统维护力度,以加快函证系统内部处理的速度,减少不必要的等待时间。

其次,如前所述,当共享中心的审计人员提出例外事项时,可能由于前方审计人员未及时进入函证系统以致函证被搁置。为此,建议常识性函证问题可由共享中心审计人员自行按照公司统一标准处理,不再通过例外事项由前方项目组解决,而是通过共享中心审计项目组的复核控制即可。这样不仅可以加快函证处理速度,也可以避免前方项目组人员花时间处理低含金量工作的问题。同时,共享中心要加快函证系统开发,充分运用移动互联工具提升函证效率。例如,开发并投入运行函证APP,通过APP帮助共享中心审计组成员随时查看自己管辖范围函证的状态,有问题及时提醒业务处理人员,这样不仅可以节省共享中心人员等待时间,也可以加大其对函证的控制力度。

最后,针对同一集团公司函证可能由一个审计小组好几个审计人员同时负责的情况,应在加强组内人员相互沟通的同时,优化函证系统,以进行智能化自动选择,由系统自动统一筛选名称、联系人、联系电话、地址等相同的同一集团旗下不同分公司的函证,然后按照轮流催函的模式由负责人员打电话催函,多份函证只需要在一次电话里沟通即可。

(三)调整清单固定模板,倡导电脑操作代替传统手工处理

首先,共享中心在完善软件的同时,应积极开展培训,引导共享中心审计人员电脑处理报表勾稽业务,并不断熟练操作,以提升财务报表勾稽关系检查的整体效率。

其次,对于披露清单的问题,共享中心可以基于对以往审计客户类型的统计分析,设计生成几大类不同行业审计客户披露清单模板,以避免模板冗长复杂和不匹配的问题。

四、结语

财务共享服务的模式对于各行各业来说都是一种极其重要的财务转型优化的模式。对于会计师事务所年报审计来说尤其带来极大的便利,事务所在年报审计期间把所有重复性、基础性的业务集中处理,不仅大大节约了成本,节省了整体时间,而且使得前方审计人员有更多的时间去处理高附加值的事务,进一步提高了年报审计的准确性和正确率。

本文从共享服务模式的角度出发,基于会计师事务所年报审计,探讨当前财务共享模式下会计师事务所年报审计的现状和问题,并进一步提出了优化建议,包括奖励机制、优化函证系统、简化催函步骤、以电脑处理逐步代替手工操作等。J

 

 

【主要参考文献】

[1]        陈虎,孙彦丛.财务共享服务[M].北京:中国财政经济出版社,2014.

[2]        陈虎.基于共享服务的财务转型[J].财务与会计,2016,(21):23-26.

[3]        张庆龙,黄国成.财务共享服务中心建设咨询服务系列(一)[J].中国注册会计师,2012,(1):58-63.

[4]        ACCA Deloitte(德勤).中国企业财务共享服务现状与展望[R].北京,2013.

[5]        张庆龙.财务共享服务中心现实问题与未来何去何从[J].商业会计,2017,(19):6-9.

 

 

【作者简介】

  王霞,女,四川大学锦城学院,讲师,硕士学位;主要研究方向:会计与审计。

  吴岚,女,四川大学商学院,副教授,硕士学位;主要研究方向:会计理论与实务。

文章刊登于《商业会计》2019年3月第6期

共享服务模式下会计师事务所年报审计优化研究.pdf

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