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政府会计制度下高校网络投递式报账的改进与完善

 

政府会计制度下高校网络投递式报账的改进与完善
 
□朱家位  赵婵娟通讯作者  李雄平
(云南农业大学财务处 云南昆明 650201)
◇中图分类号:F232 文献标识码:A 文章编号:1002-5812(2018)23-0089-03
 
摘要:网络投递式报账实施后,报销人员不再耗时排队等待报账;财务人员后台处理报账,化解了面对面报账的压力及矛盾的产生,是高校改善和提高会计服务质量的新举措。但对报销人来说,单据投递后,能否报销、何时能报销,处于一个等待的过程,等待时间的长短,直接影响他们对该报账模式和财务人员的评价。文章针对投递式报账运行的现状,以政府会计制度实施为背景,从报销人等待的视角提出了网络投递式报账的改进与完善。
关键词:投递式报账  等待  改进  完善
 
随着高校的快速发展,学校的经济业务日益频繁,财务报销的工作量逐年增加,为简化报销手续繁琐、缩短等待时间长,保证教学、科研工作的正常开展,高校财务部门采用了许多积极的应对措施,比如预约、抽号排队报账,到二级学院(部门)上门报账,等等,但实施效果一般,并没有解决报销需排队、耗费时间长的根本问题,对财务部门而言,也没有减少报销的环节和工作量,面对排队等候的大量人群,反而增加了财务人员心理压力,不利于工作效率的提高。   
  对此,一些高校基于互联网技术,依托校园网开发了网络填报报账单,原始单据验收、审批后装入袋子并投递到财务指定的地点,财务定期取回袋子再进行报账处理,解决了报账人员到财务部门排队等候报账的现象,财务人员不再面对报账人员,按规定及时办理报账手续即可,提高了工作效率,这就是本文所指的网络投递式报账(以下简称投递报账)。笔者所在单位在充分考察其他高校投递报账模式的前提下,于2013年开发并实行了投递报账,系统的运行从根本上解决了师生报销排队等候的现象,为师生提供了更加优质、方便、快捷的报账服务,改善和提高了会计服务质量。
    一、 投递报账的概况
  投递报账系统基于学校校园网公共平台和某公司开发的财务核算软件(财务网络版)基础上设计开发的,系统由远程报账系统和远程报账凭证处理系统组成。
  (一)远程报账系统
  利用工资查询账号及密码便可登录系统,登录后系统自动显示出报销业务类别,报销人根据业务类别选择填写教职工报账单据,各类报账单据中已设定好常用的经济业务摘要、对应的会计科目等信息,报销人输入经办人、经费项目代码、资金支付方式、联系电话等关键字段,其他内容通过查询、选择可快速完成报账单填写,报账单保存后自动生成报销单编号,提交后传入远程报账凭证处理系统中。报销人打印出报销单,按经费审批权限报经费审批负责人审批,整理好原始凭证粘贴于报销单之后,购置物品的完成验收手续,所有报销单据装入投递袋后投入固定地点的投递箱,报销人负责的报账流程即结束,之后的报账流程由财务人员负责完成。
  (二)远程报账凭证处理系统
    该系统介于远程报账系统和财务核算系统之间,专供财务人员使用。财务部门定时取回报账投递袋,分发给会计科财务人员,财务人员审核原始凭证的合法、合规性和审批手续的完备性,以及对报销金额、支付方式进行审核,审核无误的报销单便可填制会计凭证,审核有问题的报销单退回给报销人,按规定补充完手续,不予报销的拒绝报销;财务人员登录系统后,通过填制凭证按钮,输入报销单编号,按回车键自动转化为会计凭证,此环节须对摘要、会计科目进行再次审核,按会计基础工作规范的要求准确录入,凭证保存打印后完成审核制单流程;财务人员审核会计凭证、会计凭证汇总记账后,出纳通过投递报账系统的支付模块,提取支付信息导入网银支付系统,由银行按支付信息完成资金的支付流程,账务报销流程全部结束。
    二、从等待的视角看投递报账系统存在的不足
    与传统报账模式相比,报销人对报账业务是否符合规定、能否报销、什么时间报账存在不确定因素,每笔业务的报销,自报账资料投递后,报销人就处于一个等待的过程。从报销人等待的视角来看,投递报账系统仍存在一些缺陷。
  (一)信息反馈方面
  对投递报账的经办人而言,经济业务的报销,资料未投递之前,如何办理是可知、可控;报账资料投递后,便处于等待的环节,报销事项的推进全由财务部门负责,报账结果只能依赖于财务部门的信息反馈;信息反馈时间的长短直接影响报销人的心理及情绪,等待时间越长,所产生的负面影响越大。从报销人的角度来看,报销时间、报销信息反馈越短越好。
  1.信息反馈方式单一。投递报账信息反馈方式一般有:电话通知、短信通知和项目经费指标动态查询。
  对符合相关规定予以报销的业务,财务人员通过会计凭证填制、审核、记账处理等环节完成业务处理,财务系统内按报销单据编号进行统计,自动导出统计信息传入财务综合业务管理系统中,综合业务管理系统中的支付管理系统每天下午6点以后发布当天业务处理信息,信息传输到业务经办人的手机和项目经费指标明细账簿中,业务经办人通过收到的手机信息知晓报账情况,项目经费审批负责人则需登录项目经费指标查询系统才可知晓业务的报账情况。涉及资金支付的,财务部门利用银行网银支付系统进行支付,收款个人或单位可利用在对应银行开通的信息接受方式收取相应的资金到账信息。
  对于不符合报销规定或不予报销的业务,财务人员通过报销单据中预留的联系电话,通知到经办人或报销人,电话中告知存在的问题及解决办法,由经办人到财务处领回报账单据,办理好相应手续后再投递或直接送交财务人员,重走投递报账流程完成报账业务。
  投递报账的信息反馈途径及方式单一,不便于信息的及时传输,是造成报账等待的主要因素之一。
  2.接收信息等待时间长。投递报账基本流程是:财务部门正常工作日上午到投递点取回投递资料袋→分发到具体的审核制单人员→财务人员审核→符合规定→填制会计凭证→当天下午或次日上午审核人员审核→系统审核记账→出纳导出支付信息→整理编制支付信息提交银行→银行支付资金,资金支付正常需要两天,若遇特殊情况,资金支付的时间会延长。
  在实际运行中,多数教职工报账单据投递后的次日,若未接收到报账或资金到卡信息,便会电话联系财务部门,询问报账结果,甚至有些经办人直接到财务部门询问报账结果,或多或少地影响了财务的正常工作。
    (二)报销业务工作量方面
  设计投递报账的初衷,主要是想在解决师生报账需排队等待的前提下,减少或减轻账务报销相关人员的手续和工作量,对会计工作流程进行局部再造,为教职工提供满意度高的业务流程。然而从运行几年的情况来看,这种报账模式表面上简化了报销的程序,但对于经办人和财务审核制单人而言,并没有真正减少手续或工作量。
  1.报销人。报销人或经办人在办理具体的业务时与会计核算系统没有直接的联系,二者缺乏直接交流与沟通,业务办理完毕后,经办人报销时才与会计核算系统产生联系,与传统的报账模式没有什么区别。业务经办人业务申请、办理等手续没有发生改变,相应的工作量也没有减少,且对所办理的业务是否符合报账规定处于未知状态,只能凭借职业经验判断、询问等方式来对业务能否报销进行推断;财务人员对业务的办理信息无法知晓,无法履行事前、事中监督职能,业务是否符合报账规定,只有在见到报销单据后才能做出判定。
  2.财务人员。原始凭证流转到财务部门后,首先对各报销人投递的报销单据进行审核,符合规定的再转化制作会计凭证,其处理方法、工作量与传统的面对面报账没有区别;不符合规定的,电话通知经办人按规定补充、补办或拒绝报销,反而增加了电话通知经办人的环节及工作量。对审核制单人而言,并没有简化报销的手续和减轻工作量,只是出纳简化了支付信息的手工统计、录取网银的环节,可从会计核算系统直接统计并导入网银中,工作量相应减少。
    三、投递报账系统的改进与完善
  针对投递报账存在的不足,以政府会计制度实施、会计流程再造为切入点,分两大步骤对投递报账系统进行改进与完善。会计流程再造就是对学校的会计业务流程进行根本性再思考和彻底性再设计,针对会计信息使用者的需求,并结合业务办理的需求,尽可能地简化、优化业务办理和报账手续,在会计组织、会计观念、会计流程方面进行全面、深入的改变与完善,其核心是向教职工提供满意度高的报账业务流程和会计服务,进一步加强会计核算,提供资金使用效率,为学校发展提供财务保障。
  (一)开发手机(APP)网络报账系统
  依托现有的网络报账系统,开发手机(APP)网络报账系统,教职工通过财务处官网下载或扫描二维码自动安装手机网络报账系统,利用手机完成报账单据的填报,并增加或完善以下项目及内容。
  1.经费预算。以学校党委会批复年度收支预算为依据,把各学院(部门)的年度支出预算分解到具体的项目及明细经济科目中,科研项目参照上述方法处理。每一笔业务报销须选择具体的项目和经济科目,选定后自动下拉项目经费预算指标,指标变动信息及时传递,项目经费审批负责人通过项目经费指标查询窗口,能同步查询项目经费预算执行情况;月末、年末自动生成经费预算执行统计表。经费预算前置到网报系统中,报销人、经费审批负责人可动态掌握经费预算执行情况;财务部门审核、转化为记账凭证后,经费预算执行情况自动导入会计核算系统中,生成对应项目的经费预算、预算执行情况等财务信息。
  2.经济科目及说明。依据政府收支分类改革、年度经费预算编制说明等规定中的经济科目,学校特殊业务需求等设置经济科目,且与经费预算中的一致,编写出每个经济科目的定义、核算内容和使用说明,各项费用的报销管理规定、标准等内容,报销人在经济科目列表中准确选择填列,方便报销人填报报销单据的同时,也学习了相关费用报销的政策法规和规章制度。
  3.经费审批权责。各类经费报销、审批的经济责任和权限详细列出,经办人一目了然地知晓报账的单据需报经谁审批、各环节中各自理应承担的经济责任,并以此督促自己履行好应承担的责任。经济责任分为:经办人对经济业务的真实性、发票的合规性负责;部门物资验收人和国资管理部门对物资的数量、质量负责;经费审批负责人对经费支出的合法、合规性负责,并履行好“一支笔”审批责任。
  3.资金支付。按资金支付的规定详细写明支付信息,比如,使用财政性资金,对应付款银行是零余额账户;其他资金对应一般账户。与银行之间达成委托支付协议,搭建在线支付系统,开设支付专户,财务人员可依据审核的报账单据或资金支付要求,选择会计凭证制单之前或之后实时支付资金。
  4.其他链接。手机(APP)网络报账系统通过校园网建立与国资部门验收系统、自动办公系统直线链接,经办人把购物等发票拍照,并连同报账单据提交到资产管理部门或经费审批负责人,资产部门完成网上验收手续,经费审批负责人进行电子审签;审签单据自动传给经办人,经办人再根据经费审批的权限逐级上传审批;审批手续完成后,所有电子资料上传到财务部门,财务部门审核人员在线审核,审核中发现的问题及时反馈给经办人,让经办人补充完整,审核通过后传回;经办人打印出通过审核的报账单据,整理粘贴好原始凭证,再投递报账。
  手机(APP)网络报账系统,不仅对原有的网报系统进行了升级改进,经办人不受时间、地点的限制,可实时办理报账;而且打通了资产管理、网络电子审签、财务在线审核环节,报账形成完整的一个闭环,经办人对报账的进展等信息实时掌握,按反馈的信息及要求逐级办理即可。
    (二)搭建“业财融合”平台
  向教职工提供满意度高的报账业务流程和会计服务,对报账业务流程进行改进与完善,只是会计流程再造的一个环节或局部,要真正提高会计服务质量,应结合政府会计制度的实施,把业务办理、预算管理、会计核算、内部控制、绩效评价、成本核算等职能融合在一起,利用互联网+平台,在手机(APP)网报的基础上,搭建“业财融合”平台,集中实行智能化,建立财务共享核算中心,实现业务办理和财务报销的智能化。
  业财融合平台在原有的财务综合业务管理平台和新开发的手机(APP)网报系统的基础上,把业务(资源)需求公共平台链接进来,实现业务办理和财务管理的共享。平台构成也可分为:前台——资源供应平台、中台——财务管理平台、后台——数据收集分析平台,其核心是中台的财务管理,平台以项目为对象,把预算控制、核算处理、资金支付、绩效评价等规定、指标、方法设置匹配好,经财务人员审核后,系统自动进行凭证转化、资金支付等处理,同步把处理信息反馈到经办人、项目审批负责人,经办人按要求提供纸质材料到财务部门存档。
  以某教师到北京参加会议为例简单说明业务办理的流程。经办人利用个人手机,登录手机网报系统,打开公共平台链接的“携程、去哪里”等业务网站,选择时间、价格合适的航班,航班信息输入差旅费报销单中,并截取图片附于报销单之后;差旅费报销单据通过网络办公室系统转至项目经费负责人进行审批,审批后返给经办人,经办人便参加会议;会议结束会,依据实际参会天数,按差旅费管理办法的规定补充完善差旅费报销单,再上传经费审批人,审批后上传财务平台;财务平台在线审核,符合报销规定的转化完成会计凭证;会计核算信息上传到资金支付平台,按渠道支付资金,支付信息传输到经办人、收款方;经办人接受报账、资金支付信息后,整理好差旅费报销单及原始凭证,送交财务部门存档管理。整个业务办理、报账业务都在业财融合平台中办理,让业务办理网络化、透明化,报账流程网络化、电子化、及时化,真正为教职工提供了满意的报账流程与服务。J
 
 
参考文献:    
  [1]万云.网络环境下高校财务报账的流程再造[J].天津财会,2014,(1).
  [2]张玉.高校网络报账模式研究[J].中国管理信息化,2017,(1).
  [3]罗珊梅,金强.基于WEB的高校网上财务预约报账系统的构建[J].商业会计,2012,(7).
 
 
作者简介:
  朱家位,云南农业大学,高级会计师,主要从事财务管理工作。
  赵婵娟,云南农业大学,会计师,主要从事会计核算和财务管理工作。

文章刊登于《商业会计》2018年12月第23期

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