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基于“无现金”的高校资金结算系统优化研究.

 

基于“无现金”的高校资金结算系统优化研究
 
□刘岚(高级会计师)(东南大学财务处 江苏南京 210000)
◆基金项目:江苏省教育厅2016年度高校哲学社会科学基金项目“基于‘互联网+’的综合性高校财务内部控制体系提升研究”(项目编号:2016SJA630012)
◇中图分类号:F810 文献标识码:A 文章编号:1002-5812(2018)23-0086-03
 
摘要:文章在对高校财务部门主要资金结算业务流程进行系统分析、重新梳理的基础上,针对目前存在的现金漏洞和时滞等问题,探究了基于“无现金”资金结算系统的构建与运用,从而促进财务与业务实现从“面对面”连接到“点对点”连接的跨越,以达到降低高校资金结算风险、提升高校财务部门服务效果和办事效率的目的。
关键词:“互联网+” 资金结算 内部控制 信息安全
 
在当前社会环境下,高校反腐倡廉建设工作势在必行。对高校资金结算系统进行再造,有利于维护高校资金安全,完善高校内部控制建设,规范预算内、预算外资金的使用,继而从根源上减少腐败等不良行为的发生。此外,现有资金结算系统还存在着信息不能动态追踪、多部门无法信息共享和信息时滞等问题。因此,从财经纪律规范和内部资金管理水平提升两个方面都需要对现有资金结算系统提升和优化。
  “互联网+”是一种新兴经济形态,具有多元、开放、创新等特征,以充分发挥互联网在资源配置中高效的优化和集成作用为手段,融入各行各业,使得经济发展焕发出新的活力。本文将依托“互联网+”的技术优势,对高校资金结算支付体系进行优化。
  一、高校资金结算体系的现状及问题
    (一)高校资金结算体系现状
  1.高校资金结算支付体系的构成要素。高校资金结算支付体系主要包括资金结算必须遵循的法律法规、资金结算系统(银行支付系统)、支付工具(现金、银行票据、电子支付工具等)、金融机构。
  2.高校主要资金结算业务流程。日常资金结算业务主要集中于以下几方面:学生缴费(学费、住宿费等)、校园“一卡通”充值圈存、报销业务(日常报销业务、劳务费提取、学生奖助学金发放等)。其中,学费及住宿费采用银行统一扣款方式或现场刷卡、现金缴费等方式安排缴纳,补缴学费与奖助学金发放业务由教务部门或研究生院开具缴费单或领款单,经办人凭单至财务部门收费与信息管理科办理结算业务;“一卡通”充值圈存业务由持卡人在学校定点圈存机进行圈存划转,或至一卡通中心现金缴费窗口缴款;日常报销业务采用预约报销方式,在网上报销系统预约报销单后,交单至财务科,财务科按照预约日期收单并进行处理,对报销过程中产生的问题,通过电话通知经办人补充相应材料再次处理。
    (二)高校资金结算体系存在问题分析
  近年来会计信息化快速发展,国内高校普遍以预约报销取代了以往的现场报销形式,师生在预约报销系统中根据业务种类进行选择,填入各明细项目金额,财务人员制单时在账务处理系统中输入预约单号即可转入智能凭证,自动生成相关科目及对应金额,大大减少了报销等待时间和账务处理时间,提高了工作效率。目前高校主要资金结算业务各环节仅仅是表面连接,并未构成底端连接。由此造成的主要问题如下:
  1.未能实现多部门信息共享,存在信息滞后。出于保护数据安全的考虑,高校财务部门所用网络多为局域网,账务处理系统只能接收到与之关联的预约报销系统中存储的预约报销单等信息,无法获取其他信息。由于数据从产生到送达财务部门需要一定时间,财务获取的数据的有效性不可避免存在一定程度的滞后。在实际处理业务时,难以即时调取相关部门的数据进行比对,真实性和准确性也因此受影响。
  2.大额资金收付业务存在安全隐患,“一卡通”对账难。以学费缴纳业务为例,在现金缴费方式下,财务部门需要在新生入学现场布置网络、电源、计算机、打印机并安排工作人员进行扣款和现金盘点,耗费大量物力财力,同时,收取和保管大额现金也存在一定的安全隐患。在“一卡通”充值业务方面,由于办学规模的扩大,许多高校的新生入学数量实现了井喷式的增长,日均一卡通充值和消费金额数据繁多复杂,尤其是消费数据具有单笔金额小、总体笔数多的特点,财务人员在进行对账时势必消耗大量时间和精力。
  3.无法对预约报销单流向进行动态追踪。在现有模式下,预约报销单收单后由财务科收单人员按照日期和预约单号按次序录入系统,并分发给相关人员进行账务处理。教师在交单后无法对预约单的流向进行追踪,只能等待报销完成后,通过预约报销系统查询实际报销金额和财务凭证号,无法查询报销明细,对报销的最终金额如有疑问,只能通过向财务科申请查账来解决。现有预约报销系统中无法查询支付成功与否,对于因填报时汇款信息错误等因素导致的支付失败,由于经办人无法自行查询,只能等待财务人员通知再另行办理重汇事宜。若经办人长时间不予处理,将导致款项长期挂账。
  4.存在冒领劳务费现象。很多高校在邀请外单位人员来校进行学术交流访问时,先进行现金垫支,实际报销时将税后金额打入经办人卡中。校外人员是否收到劳务费无从查证,给了经办人套取学校资金、私设“小金库”的机会。高校院系设置复杂、学生基数大,财务处负责学生奖助学金发放的人手有限,不可能对学生酬金信息库中所有人员身份进行核实,对已经毕业或退学的学生也不能及时进行信息删改,发放奖助学金业务的真实性也因此受到影响。
  二、基于“无现金”的高校资金结算系统优化途径
  基本思路是,以先进的网络信息平台作为信息载体与传输媒介,与电子结算平台等工具进行捆绑和整合,实现财务和业务的底层对接,在此基础上实现无现金结算,避免业务经手人直接接触现金,防止“小金库”和灰色收入的形成,规范高校的资金收支管理,提高高校财务管理效率。
    (一)高校资金结算体系优化的中心思想——“无现金”
  高校资金结算支付体系的流程再造的中心思想是实现“无现金”支付,避免现金收支业务带来的资金风险。核心环节是实现财务与业务的端点连接,消除信息误差,构建数据更为透明、开放的信息系统,达到提高管理效率,降低资金风险的最终目的。
    (二)高校资金结算“无现金”系统的构建
  首先,为了解决多部门信息共享,避免信息滞后的问题,应建立一个覆盖全校各业务单位的基础数据库,用于读取和传输基础信息,并嵌入各职能部门的管理信息系统中,与财务信息系统相对接,实现全校范围内的信息共享。一项经济业务发生时,所属部门的工作人员及时将数据录入本部门管理信息系统中,基础数据库抓取并存储相关信息,通过共享机制传递至财务信息系统。财务处工作人员入账完毕后,生成简短的处理报告反馈至基础数据库中,以便相关部门及时查询和核实。
  其次,可引入报销单管理物流系统对预约报销单流向进行动态追踪,物流系统既是经办人追踪报销单处理进度的平台,也是财务处与经办人沟通的渠道,物流系统的启用将有效提高工作效率,加快问题报销单处理速度。
  最后,财务信息系统是“无现金”系统中和其他业务部门紧密联结的重要枢纽,基础数据库中的信息在财务信息系统中得以整合和使用,报销信息也通过财务信息系统反馈至各职能部门及具体业务经办人。
  优化后的“无现金”系统结构如下页图所示。
    (三)高校资金结算“无现金”系统的运用
  1.学生学费、住宿费缴费业务中的“无现金”系统。新系统通过财务系统与教务系统对接,实现了对学生收费业务的精细化管理。学生缴费时,输入缴费单单号,可以调取教务管理系统中的收费信息进行比对,提高了数据输入的准确性。还可通过学生学号,从基础数据库查询选课内容、应交学费等一系列相关信息,核实缴费单据开具有无错误。缴费后,财务管理系统自动将缴费金额和缴费事项等辅助信息反馈至教务管理系统和学生个人信息门户,以便相关工作人员及经办人及时查验。在缴费方式上,引入网上平台和APP等自助缴费方式,和原有的银行代扣代缴并行使用。学生可通过自助缴费终端进行缴费,并查询、打印缴费信息。
  2.校园一卡通充值业务中的“无现金”系统。校园一卡通从本质上来说,是一种具有信息存储功能的资金结算性质的支付工具,采用校园卡钱包和电子钱包两种记账形式存储电子货币。通过电子钱包,可以实现银行卡和校园卡钱包之间的资金划转圈存。持“一卡通”在校内进行刷卡消费时,实时扣取校园卡钱包余额。在充值方式上,增设APP缴费、微信公众号自助缴费等新的充值方式,在缴费同时上传用户缴费时间、方式、地点、金额等相关信息进入财务系统,以账户为基本单位进行归集,每日产生的数据汇入校园一卡通系统中。在管理上,校园一卡通系统与财务信息系统进行信息对接,每日进行自动对账,对账结果经财务处工作人员审核无误确认后,提取单笔充值及消费情况基本信息反馈至各用户的综合信息门户上,以便查询。
  3.日常费用报销业务中的“无现金”系统。物流系统以报销单号作为追踪单笔报销业务流向的依据,与预约报销系统、财务信息系统、网银支付系统对接,读取财务信息系统和网银支付系统中的相关信息,并在预约报销系统中的“历史报销单”物流状态中加以反映。财务处工作人员收单时,通过扫描预约报销单上的条形码,将报销单信息录入物流系统,物流系统通过提取财务信息系统的相关信息,实时反馈预约报销单的处理进度,包括收单日期、处理窗口、审核及复核人员、最终报销金额、入账科目明细、生成凭证号等。报销单成功入账并提交银行支付后,物流系统通过提取网银支付系统的相关信息,在物流状态中生成支付成功与否回执。经办人通过查询支付状态,可以及时联系开票单位和财务处工作人员进行处理,有效减少应付款挂账现象。
    4.劳务费支付业务中的“无现金”系统。在学生奖助学金及校外人员劳务费发放方面,采用实名打卡的形式,通过银行网银进行批量支付,避免冒领、挪用、私设小金库等行为。发放学生奖助学金时,通过调取教务管理系统中的学籍、学分绩点等信息确认学生资质。新增校外人员信息在网约报销系统中进行信息维护,经财务工作人员网上电子审批后同步进入酬金库。
    5.公务卡结算业务中的“无现金”系统。根据国家文件精神的要求,国家财政专项经费项目应当使用公务卡进行结算。但在一些高校中,由于公务卡普及率低、结算范围有限、不易查询明细等原因,教职工往往不愿使用公务卡,而是通过向财务借款或者由学生刷个人银行卡垫支的形式进行报销。财务处可以与发卡银行协作开发APP或将模块嵌入校园公众号中,提供还款状态查询、公务卡消费信息明细查询及批量下载打印,通过APP终端进行自助还款等与公务卡使用的相关便捷服务。
  三、实施高校资金结算“无现金”系统的预期效果
    (一)建立畅通的信息共享及反馈机制
  “无现金”系统投入使用后,以基础数据库作为枢纽,实现了不同部门之间信息的交互整合与结果反馈,由此建立起贯穿财务部门与各业务部门的信息共享机制。经济业务一经处理入账即自动反馈至各业务部门系统中,有助于各业务部门及时安排部署后续工作。
    (二)业务处理过程更加透明、流程可追溯
  物流系统的引入实现了经办人对报销事项的准确定位和动态追踪,经办人可随时登录预约报销系统查询单笔报销业务处理进度,依据财务部门反馈的信息明确问题所在并予以及时处理,以往财务报销中普遍存在的因问题报销单积压导致项目不能按时结题、暂付款项长期挂账等现象也将在很大程度上得以缓解。
    (三)有效降低财务风险,提高业务处理效率与管理效果
  在业务处理方面,财务部门所需的各项数据可直接从基础数据库中查询和调用,杜绝了因多人经手导致数据遭到篡改的可能性、避免了因报销不及时、票据开具时间过长、各部门沟通不畅等因素导致信息滞后等财务风险。在资金支付方面,网银支付系统覆盖了各业务环节,全面取代了现金收支,避免了资金支付风险。在此背景下,财务人员业务处理速度明显加快,财务部门对各项业务的把控力度明显增强,管理效果显著提升。Z
 
 
 
参考文献:
    [1]邓典雅,祁明.“互联网+”产业融合背景下企业财务管理创新[J].财会通讯,2017,(05).
  [2]彭湛霞,陈湘骥.网上银行结算在高校财务应用中存在的问题及对策[J].教育财会研究,2017,(02).
 
 
作者简介:
  刘岚,女,东南大学财务处副处长,高级会计师;研究方向:会计理论与财务管理、高校财务管理、财务信息化。

文章刊登于《商业会计》2018年12月第23期

基于“无现金”的高校资金结算系统优化研究.pdf
 

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