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论审计信息系统的深化应用*
《财务与会计导刊》(实务版)2014年12上转载
□胡秋红  郭建壮  董炎
(武汉纺织大学)
 
    摘要:目前,国家电网公司加大了ERP业务审计系统等计算机软件辅助审计工作。L电力公司通过一系列审计信息系统深化应用的管理举措,实现了审计关口前移,加大了实时审计监督力度,增强了审计工作的实效性和穿透力,其做法对国内其他企业开展此类工作具有一定的借鉴意义和参考价值。
    关键词:审计信息系统 ERP系统 深化应用
    一、引言
  目前,随着审计对象信息化在电网企业的不断发展,各相关业务流程、信息和控制在ERP系统中紧密结合,互相渗透。开展全面审计,必须通过审计信息系统对审计对象相关业务数据和资料进行连续调集、整理和分析,加强企业内部控制和审计风险管理,实现对公司经营管理监督的全覆盖。不断创新审计理念与审计实践相结合,细分和优化审计资源,拓宽审计业务平台,是审计信息系统深化应用的价值所在。近年来,国家电网公司提出了“大力推进审计创新”的工作要求。L公司作为国家电网公司的全资子公司,围绕深入推进智能电网和“三集五大” 建设目标和要求,加大审计信息系统推广实施与深化应用力度,充分利用综合管理系统、ERP业务审计系统等计算机软件辅助审计工作,实现了审计关口前移,变事后审计为源头审计和过程审计,增强了审计工作的实效性和穿透力。
  二、L公司深化应用审计信息系统的策略、目标及指标
  (一)工作策略
  L公司在近年努力尝试与不断探索中,坚持以下四项工作策略,通过审计手段信息化促进审计资源集约化和工作标准化。(1)组织保障。成立专门的组织机构或信息化工作小组,明确每个成员的管理范围及工作职责,为此项工作提供有力的组织保障。(2)制度建设。通过制定完善的制度体系,使各项工作有章可循,实现管理的规范化和有序化。(3)过程控制。在系统深化应用过程中,加强管理控制与业务督导,确保流程的标准化与过程的精益化。(4)管理考核。通过各种考核手段加强审计信息系统的深化应用,进一步促进管理水平的提升。
  (二)应用目标
  公司的审计信息系统包括ERP业务审计系统、审计综合管理系统和审计门户三个方面。L公司审计信息系统深化应用工作范围实现全覆盖,包括所属全资子公司、控股子公司、分公司,以及公司具有实际控制权的事业单位和关联企业。公司确定的深化应用的目标为:(1)以深化应用审计信息系统为契机,全力推进审计创新,借助信息化手段,提高计算机辅助审计的全面性,为审计工作转型提供技术支撑。(2)顺利实现审计监督和管理的关口前移,加快实现离线审计向在线审计、事后审计向实时审计、常规审计向风险审计的转变。
  (三)指标体系及目标值
  L公司根据审计信息系统深化应用内容,结合工作重点,并考虑到指标体系当中数据来源的准确性,制定了审计信息系统深化应用工作指标体系和目标值(见下表)。
  三、审计信息系统深化应用的主要做法
  (一)建立、健全制度体系
  为确保审计信息系统深化应用的顺利、全面、高质实施,L公司制定了《审计信息系统管理办法》、《审计信息系统应用考核指标》和《ERP业务审计系统运维管理办法》等一系列规章制度,同时将上一年度的审计信息化工作总结及本年度工作方案,在年初以公司文件形式下发所属各单位,实现了管理的规范化和有序化,也为审计信息系统进一步完善提升奠定了管理基础。
      (二)制定具体的工作步骤
  具体工作步骤如下:(1)审计计划阶段,将项目计划完整录入审计综合管理系统计划管理模块内,并完成审批流程和启动程序。(2)审计准备阶段,将审前调查报告、实施方案、审计通知书等内容录入审计综合管理系统项目管理模块内,并组织审计组成员利用ERP业务审计系统进行远程审前调研,对被审计单位业务数据多角度、全方位分析,快速锁定审计方向、把握审计重点,提高审计质量和效率。(3)审计实施阶段,审计记录与底稿在综合管理系统项目管理模块内在线形成,并利用系统功能进行三级复核与监督。同时充分利用ERP业务审计系统核实线索、查清问题,并积极提出系统功能优化建议。(4)审计报告阶段,利用审计综合管理系统远程交互功能,对审计报告开展复核与征求意见,及时下发审计决定。(5)整改与后续管理阶段,后续审计以及被审计单位问题整改均在审计综合管理系统项目管理模块内在线进行。项目结束后,将审计资料转入审计综合管理系统成果管理模块。(6)依据《审计信息系统深化应用考核指标》,公司审计部对各单位系统深化应用工作进行考核。
  (三)规范工作流程
  1.成立系统深化应用工作组。为了加强审计信息系统深化应用,L公司成立了审计部信息化工作小组,明确了信息化工作小组中每个成员的管理范围及工作职责。同时要求各基层单位审计部门也要指定专人负责此项工作。合理的机构设置及明确的职责分工为工作提供了有力的组织保障。
  2.强化技能培训,确保审计人员熟练操作。针对审计人员在系统应用过程中遇到的各种实际问题和困难,L公司加强了系统培训,确保了系统深化应用工作的顺利完成。一是充分发挥各单位关键用户“以点带面”的作用,在日常工作中对其他审计人员进行系统功能指导。二是在开展的大型审计项目中,邀请省公司运维人员及系统开发公司的技术人员到现场,实施技术支持与保障。三是每季度定期集中对所有审计人员开展ERP业务审计系统实际操作与应用技巧培训,每次集中培训后均进行严格的考试及考核,并将结果计入审计人员培训档案中。
  3.确保系统数据及时、全面和准确。2012年初,L公司先后下发了《审计信息系统管理办法》、《审计信息化工作方案》等制度文件,明确各项要求、职责,督促各单位所有审计项目必须全部在线开展,实现了审计项目在线管理的规范化和有序化,为下一步深化应用工作奠定了管理基础。同时根据实际情况,总结工作规律、完善管理制度,使审计项目在线管理工作在制度保障下顺利进行。目前公司的审计项目全部纳入综合管理系统在线运行。
  4.运维机制与安全策略同时保障。首先,审计部安排专人负责系统运行,及时解决出现的问题。所有系统操作,严格按照“双体系建设”要求履行程序,确保系统运行可靠安全。其次,建立运维保障机制,确保深化应用工作的顺利进行。制定了《ERP业务审计系统运维管理办法》,明确了系统运维流程、职责与分工。每个所属单位均设立系统管理员,负责ERP业务审计系统的日常运维与技术支持沟通联系。同时设立了审计信息系统运维专线,保证了系统运维的及时性。另外,注重系统的安全性。采用审计系统用户——审计系统角色——ERP用户相对应的权限策略(见下页图),即每个审计人员均有自己唯一独立的审计用户,在审计系统中有对应自己审计用户的审计角色,每个审计角色又与ERP用户一一对应。所涉及系统用户均为实名用户,在关联系统中各项操作可追溯,做到责任到人,确保整个系统的信息安全。
      5.全面推广与集中应用相互结合。组织审计人员,深化应用ERP业务审计系统各模块,确保所有功能能用、会用,并深入分析各模块间关系,辅助审计人员开展审计工作。2011年L公司ERP业务审计系统正式上线后,立即开展系统深化应用工作,在各地市供电公司各项任期经济责任审计和工程审计项目中,集中深化应用ERP业务审计系统。通过全面推广与集中应用相结合的工作方式,使审计人员快速熟练掌握系统各模块的基本操作和查询技巧,同时又提升了审计质量和效率。
  6.总结经验与完善提升同步开展。加强系统深化应用的同时,更加注重工作经验的总结。公司要求所属单位每个季度都要上报审计系统深化应用工作总结。公司本部每个审计项目开展完毕后,也都及时进行系统应用总结,不断总结经验,强化了审计人员对系统的熟悉程度,又促进了深化应用工作的发展,也对系统提出了各种优化建议。
  7.实施绩效考核。2012年,L公司下发了《审计部综合业绩考核管理办法》和《审计信息系统深化应用考核指标》,全面开展考核评价,促使系统深化应用工作落到实处。
  (四)采用多种形式和手段,力促系统深化应用
  1.严格落实考核机制。公司按照制定的《审计信息系统应用考核指标》,对所属单位深化应用工作严格考核,将其作为年终评先评优打分内容的主要构成,充分调动审计人员积极性和主动性。另外,将系统深化应用工作作为审计创新管理的主要内容,纳入对所属单位年度综合业绩考核体系中,审计部会同绩效考核部门对相关单位工作结果进行考核评价。
  2.完善督办和问责机制。公司审计部会同公司其他部门和单位,对系统深化应用过程中遇到的各种问题和困难,及时督促落实。为确保工作落到实处,L公司建立“双向问责”机制,一是所属单位系统深化应用工作不力的,要追究相关单位及人员责任。二是审计部及相关责任部门督办协调不力的,也要予以问责。
  3.建立例会制度,推进系统深化应用工作。公司将系统深化应用纳入常态管理,根据工作进展情况,适时召开信息化协调会,交流和通报系统深化应用情况,不断完善各项规章制度和考核指标,组织专家和关键用户对系统深化应用过程中的各种问题进行深入剖析,提出建设性意见,推动系统功能不断完善。
  四、深化应用的具体结果
      L公司通过深化应用审计信息系统,取得了如下效果:(1)审计效率大幅提高。借助于ERP业务审计系统深化应用,使得审计工作关口前移,审计工作的实效性和穿透力得到大幅提升。(2)审计质量明显提升。利用ERP业务审计系统各项实用功能,对被审计单位业务数据多角度、全方位分析,快速锁定审计方向、把握审计重点。例如,2011年,对某市公司开展任期经济责任审计中,对发行数据进行峰谷平电量匹配性比较检索时,发现某房产水泥厂峰段退电量、谷段发行电量,该户总电费为零。经对某市公司发行情况进行全面复核,发现2010年11、12月期间,采取削峰填谷方式累计多发行电量5 200万千瓦时,影响企业多项考核指标。(3)审计标准日渐规范。L公司通过审计综合管理系统对所有审计项目实施在线管理,统一了工作标准流程,实现了审计项目全生命周期闭环管理。(4)审计领域不断拓宽。各单位深化应用审计信息系统,因地制宜地开展了具有特色的专项审计或审计调查,使审计范围延伸到更加广泛的企业经营管理领域。(5)审计成果初显成效。充分利用审计综合管理系统项目管理模块功能,与被审计单位在线交互,督促审计问题整改,促进了审计成果的转化应用。
  五、评估与改进
  2013年底,L公司主要采用系统实用化考评法,即根据《审计信息系统应用考核指标》发布的指标体系和指标值,对审计信息系统深化应用情况进行了实用化考评。通过评估,发现存在以下两个主要问题:一是审计综合管理系统部分功能点与实际工作脱节,使用频率较低,实用化较差;审计门户不能与公司协同办公等应用系统同步。二是随着公司审计信息化建设与深化应用步伐加快、任务量加大,审计信息化人员力量日渐不足,将影响到工作效率和质量。为此,公司提出了如下改进计划:在ERP业务审计系统功能不断完善的同时,适时启动审计综合管理系统和审计门户功能优化提升工作;加强审计信息化人员力量,提高审计信息化工作效率和质量。X

论审计信息系统的深化应用.pdf
 

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